نرمافزار حقوق و دستمزد شرکتی چه امکاناتی باید داشته باشد؟ راهنمای انتخاب برای شرکتهای خصوصی
نرمافزار حقوق و دستمزد شرکتی باید بتواند محاسبه حقوق، مزایا و کسورات، مدیریت احکام و کارکرد، بیمه و مالیات، عیدی و سنوات، پرداخت بانکی، صدور فیش و سند حسابداری و گزارشگیری را پوشش دهد. همچنین امکان تعریف فرمولهای اختصاصی، مدیریت مراکز هزینه، حفظ سوابق و تعیین سطح دسترسی کاربران برای شرکتهایی با ساختارهای مختلف اهمیت دارد.
مقدمه:
انتخاب نرمافزار حقوق و دستمزد برای یک شرکت خصوصی فقط به معنای انتخاب ابزاری برای محاسبه عدد حقوق کارکنان نیست. در یک فرآیند واقعی، اطلاعات پرسنلی و احکام، کارکرد، اضافهکاری، مأموریت، مرخصی، مزایا و کسورات، بیمه، مالیات، عیدی، سنوات، پرداخت بانکی و ثبت حسابداری به یکدیگر مرتبط هستند. هرچه تعداد کارکنان و تنوع قراردادها بیشتر شود، مدیریت این اطلاعات نیز پیچیدهتر خواهد شد. به همین دلیل هنگام انتخاب نرمافزار حقوق و دستمزد، بهتر است بهجای تمرکز صرف بر ظاهر نرمافزار یا تعداد منوها، بررسی شود که سامانه تا چه اندازه میتواند قواعد واقعی پرداخت در شرکت را پوشش دهد.
1. اقلام حقوق، مزایا و کسورات باید قابل تعریف باشند
ساختار پرداخت در همه شرکتها یکسان نیست. یک شرکت ممکن است علاوه بر حقوق پایه، پرداختهایی مانند اضافهکار، حق مسئولیت، کارانه، پاداش، مأموریت یا مزایای اختصاصی داشته باشد. از طرف دیگر، انواع کسورات، بدهیها و اقساط نیز ممکن است برای کارکنان تعریف شوند. بنابراین نرمافزار باید اجازه دهد عوامل حقوقی متناسب با ساختار شرکت تعریف و مدیریت شوند.
در نرمافزار حقوق و دستمزد شرکتی کارما امکان تعریف اقلام حقوق، مزایا و کسورات و همچنین تعیین قواعد محاسباتی برای آنها وجود دارد.
2. فرمولهای محاسباتی باید قابل تنظیم باشند
یکی از مهمترین معیارهای انتخاب نرمافزار حقوق و دستمزد، میزان انعطاف آن است. شرکتها ممکن است قواعد پرداخت متفاوتی داشته باشند و این قواعد نیز در طول زمان تغییر کنند. اگر برای هر تغییر نیاز باشد تولیدکننده نرمافزار برنامه را اصلاح کند، سازمان وابستگی زیادی به شرکت ارائهدهنده پیدا خواهد کرد. نرمافزار مناسب باید امکان تعریف فرمولهای اختصاصی برای پرداختها و کسورات را فراهم کند.
کارما نیز امکان تعریف فرمولهای اختصاصی برای پرداختها و کسورات خاص را در اختیار کاربران قرار میدهد.
3. انواع استخدام و شرایط متفاوت کارکنان باید قابل مدیریت باشند
در بخش خصوصی ممکن است کارکنان با شرایط استخدامی متفاوت فعالیت کنند. نوع استخدام و شرایط فرد میتواند در نحوه محاسبه بعضی پرداختها و کسورات اثرگذار باشد. بنابراین سامانه باید بتواند انواع استخدام را تعریف کند و قواعد مربوط به هر گروه را جداگانه مدیریت کند.
در حقوق و دستمزد کارما امکان تعریف انواع استخدام، محل خدمت، مرکز هزینه و کارگاههای بیمه مجزا وجود دارد.
4. احکام حقوقی باید دارای سابقه و قابلیت مدیریت گروهی باشند
اطلاعات حقوقی کارکنان در طول زمان تغییر میکند. سامانه باید بتواند احکام را ثبت و سابقه آنها را حفظ کند تا مشخص باشد هر تغییر از چه زمانی اعمال شده است. برای شرکتهایی با تعداد پرسنل بالا، ورود گروهی احکام و امکان اعمال تغییرات گروهی اهمیت بیشتری پیدا میکند.
در کارما ثبت احکام بهصورت فردی، گروهی و فرمولی و همچنین افزایش گروهی احکام پیشبینی شده است.
5. اطلاعات کارکرد نباید چند بار وارد شوند
حقوق کارکنان ارتباط مستقیمی با اطلاعات کارکرد دارد. حضور و غیاب، اضافهکار، مرخصی، کسرکار و مأموریت از جمله اطلاعاتی هستند که میتوانند بر محاسبات ماهانه اثر بگذارند. اگر این اطلاعات در سیستم حضور و غیاب ثبت شوند و سپس کاربر مجبور باشد آنها را دوباره در نرمافزار حقوق وارد کند، هم زمان بیشتری صرف میشود و هم احتمال خطا افزایش مییابد.
در کارما امکان ورود کارکرد بهصورت فردی، گروهی یا از طریق خروجی دستگاه حضور و غیاب وجود دارد.
6. بیمه باید بخشی از فرآیند اصلی حقوق باشد
تهیه اطلاعات بیمه از فعالیتهای مهم واحد حقوق و دستمزد است. شرکت ممکن است بیش از یک محل خدمت یا کارگاه بیمه داشته باشد و نیاز داشته باشد اطلاعات براساس مرکز هزینه، نوع استخدام یا محل خدمت تفکیک شوند.
نرمافزار کارما امکان تهیه فایل بیمه تأمین اجتماعی و تفکیک آن براساس مرکز هزینه، محل خدمت و نوع استخدام را در اختیار کاربر قرار میدهد.
7. مالیات حقوق باید قابل مدیریت باشد
قواعد و جداول مالیاتی در طول زمان تغییر میکنند. سامانه حقوق و دستمزد باید امکان اعمال پارامترهای مرتبط با مالیات و تهیه خروجیهای موردنیاز را داشته باشد تا واحد مالی مجبور نباشد محاسبات را در فایلهای جداگانه انجام دهد.
در کارما امکان تعریف جداول معافیت مالیاتی، تعیین وضعیت مشمول مالیات برای پرداختها و تهیه فایلهای مالیات حقوق وجود دارد. همچنین امکان دریافت فایل های مالیات و فراخوانی اکسل حاوی مقادیر مالیات حقوق از سامانه مالیاتی و درج مستقیم آن در محاسبات حقوق فراهم می باشد.
8. عیدی، سنوات و مانده مرخصی نباید خارج از سیستم محاسبه شوند
بعضی شرکتها حقوق ماهانه را در نرمافزار محاسبه میکنند اما برای عیدی، سنوات یا تسویهحساب دوباره به Excel برمیگردند. این پراکندگی احتمال مغایرت را افزایش میدهد. سامانه مناسب باید بتواند این محاسبات را نیز در کنار سایر سوابق کارکنان نگهداری کند.
کارما امکان محاسبه عیدی، سنوات به شیوههای مختلف و گزارش مانده مرخصی را دارد.
9. مأموریت و اضافهکار باید انعطافپذیر باشند
در برخی شرکتها مأموریت و اضافهکار همراه حقوق پرداخت میشوند و در بعضی مجموعهها پرداخت آنها مستقل است. نرمافزار مناسب نباید شرکت را مجبور به یک روش ثابت کند.
در کارما مأموریت و اضافهکار میتوانند همراه حقوق یا مستقل از آن محاسبه و پرداخت شوند.
10. فایل پرداخت بانک باید از اطلاعات نهایی حقوق ساخته شود
پس از تأیید حقوق، ورود مجدد مبالغ در فایل پرداخت بانک یک مرحله اضافی و مستعد خطاست. نرمافزار مناسب باید بتواند خروجی پرداخت را براساس مبلغ نهایی حقوق ایجاد کند.
حقوق و دستمزد کارما امکان تهیه فایل پرداخت برای بانکهای مختلف را فراهم میکند.
11. سند حسابداری حقوق باید خودکار صادر شود
یکی از مهمترین نقاط ارتباط میان حقوق و امور مالی، سند حسابداری حقوق است. اگر حسابدار بعد از محاسبه حقوق مجبور باشد اطلاعات را دوباره در سیستم حسابداری وارد کند، علاوه بر دوبارهکاری احتمال ایجاد مغایرت نیز وجود دارد. بنابراین قابلیت اتصال حقوق و دستمزد به سیستم حسابداری و صدور خودکار سند مالی، معیار مهمی در انتخاب نرمافزار است.
این امکان در نرمافزار کارما نیز وجود دارد.
12. مراکز هزینه باید قابل تعریف باشند
مدیر مالی فقط نمیخواهد بداند کل حقوق این ماه چقدر شد. ممکن است لازم باشد هزینه نیروی انسانی براساس موارد زیر تحلیل شود:
• واحد
• شعبه
• محل خدمت
• پروژه
• مرکز هزینه
بنابراین مرکز هزینه یکی از قابلیتهای مهم، بهخصوص برای شرکتهای تولیدی، خدماتی و چندواحدی است.
13. گزارشگیری نباید محدود به چند گزارش ثابت باشد
نیازهای گزارشگیری شرکتها متفاوت است. علاوه بر گزارش حقوق و مزایا، ممکن است شرکت گزارشهایی درباره بیمه، مالیات، بدهی و وام، کارکرد، مراکز هزینه یا مقایسه دورههای مختلف نیاز داشته باشد. وجود گزارشساز انعطافپذیر میتواند وابستگی سازمان به تولیدکننده نرمافزار را برای ساخت گزارشهای جدید کاهش دهد.
کارما دارای گزارشساز با امکان تعریف فرمول و شرط و همچنین خروجیهایی مانند Excel و Word است.
14. اطلاعات سالهای قبل باید قابل بازیابی باشند
حقوق و دستمزد دارای سابقه مالی و پرسنلی مهمی است. ممکن است پس از چند سال برای رسیدگی مالی، اختلاف پرسنلی یا گزارش مدیریتی نیاز باشد اطلاعات دورههای گذشته بررسی شوند. بنابراین قبل از خرید بررسی کنید دسترسی به اطلاعات ماهها و سالهای قبل چگونه انجام میشود.
15. امنیت و سطح دسترسی را جدی بگیرید
اطلاعات حقوق از محرمانهترین اطلاعات یک شرکت هستند. کاربری که فقط وظیفه ورود اطلاعات مشخصی را دارد نباید الزاماً به حقوق همه کارکنان دسترسی داشته باشد. سامانه مناسب باید امکان تعریف کاربران، گروههای کاربری و سطوح دسترسی مختلف را فراهم کند.
در کارما این سطوح دسترسی قابل تعریف هستند و مدیر سیستم نیز امکان نظارت بر عملکرد کاربران را دارد.
چکلیست انتخاب نرمافزار حقوق و دستمزد شرکتی
• تعریف انواع پرداخت و کسورات
• فرمولنویسی قابل تنظیم
• انواع استخدام
• احکام و سوابق پرسنلی
• ورود اطلاعات حضور و غیاب
• اضافهکار و مأموریت
• بیمه و مالیات
• عیدی و سنوات
• مانده مرخصی
• وام و بدهی کارکنان
• مراکز هزینه
• فایل پرداخت بانک
• صدور فیش حقوقی
• اتصال به حسابداری
• گزارشساز
• دسترسی به سوابق گذشته
• سطوح دسترسی
• آموزش و پشتیبانی
جمعبندی
بهترین نرمافزار حقوق و دستمزد برای یک شرکت خصوصی الزاماً نرمافزاری نیست که صرفاً حقوق را سریعتر محاسبه کند. سامانه مناسب باید بتواند قواعد واقعی پرداخت شرکت را اجرا کند، اطلاعات پرسنلی و کارکرد را یکپارچه نگه دارد، فرآیند بیمه و مالیات را پشتیبانی کند، خطای ورود مجدد اطلاعات را کاهش دهد و امکان کنترل دقیق محاسبات را در اختیار واحد مالی و منابع انسانی قرار دهد. پیش از تصمیم نهایی بهتر است چند سناریوی واقعی شرکت خود را در جلسه دمو روی نرمافزار اجرا کنید.
بازبینی تخصصی محتوا: تیم محصول حقوق و دستمزد شرکت نرمافزاری جادوی فکر
اگر قصد انتخاب یا جایگزینی نرمافزار حقوق و دستمزد شرکت خود را دارید، میتوانید امکانات نرمافزار حقوق و دستمزد شرکتی کارما را متناسب با ساختار پرداخت، تعداد کارکنان و فرآیندهای مالی مجموعه بررسی کنید.
