چرا محاسبات حقوق و دستمزد شرکت‌ها دچار خطا می‌شود؟ 15 اشتباه رایج و راه‌های کاهش آن

خطا در محاسبات حقوق و دستمزد شرکت‌ها معمولاً به‌دلیل پراکندگی اطلاعات، ورود چندباره داده‌ها، فرمول‌های نامشخص، ثبت دیرهنگام احکام و نبود کنترل پیش از پرداخت رخ می‌دهد. یکپارچه‌سازی اطلاعات کارکرد، احکام، بیمه، مالیات، فایل بانکی و اسناد حسابداری در نرم‌افزار حقوق و دستمزد، احتمال مغایرت و خطای انسانی را کاهش می‌دهد.

مقدمه:

حقوق و دستمزد یکی از حساس‌ترین فرآیندهای یک شرکت است.

یک اشتباه ممکن است باعث اصلاح فیش حقوقی، دوباره‌کاری واحد منابع انسانی و مالی، نارضایتی کارکنان یا ایجاد مغایرت در اطلاعات بیمه، مالیات و حسابداری شود.

اما بسیاری از خطاهای حقوق و دستمزد قابل پیشگیری هستند.

مشکل اغلب زمانی ایجاد می‌شود که داده‌ها پراکنده‌اند، اطلاعات چندبار وارد می‌شوند، فرمول‌ها شفاف نیستند یا کنترل مناسبی پیش از پرداخت وجود ندارد.

1. بخشی از حقوق در نرم‌افزار و بخشی در Excel محاسبه می‌شود

Excel ابزار بسیار کاربردی است، اما اگر محاسبه اصلی حقوق میان نرم‌افزار و چند فایل پراکنده تقسیم شود، کنترل نسخه‌ها و فرمول‌ها دشوار خواهد شد.

ممکن است یک کاربر از فایل ماه قبل و کاربر دیگر از نسخه اصلاح‌شده استفاده کند.

تا حد امکان قواعد اصلی پرداخت باید در سیستم حقوق تعریف شوند.

2. اطلاعات حضور و غیاب دوباره تایپ می‌شوند

اگر کارکرد در دستگاه یا سیستم حضور و غیاب ثبت شود و کارشناس حقوق دوباره همان اطلاعات را وارد کند، یک مرحله جدید برای بروز خطای انسانی ایجاد می‌شود.

ورود گروهی یا ارتباط مستقیم با اطلاعات حضور و غیاب می‌تواند این ریسک را کاهش دهد.

3. فرمول پرداخت فقط در ذهن کارشناس حقوق است

گاهی یک شرکت سال‌ها یک مزایا یا کسری را با روش خاصی محاسبه می‌کند، اما فرمول آن فقط در ذهن یک نفر است.

این وضعیت هم ریسک خطا ایجاد می‌کند و هم سازمان را به فرد وابسته می‌کند.

فرمول‌های محاسباتی باید در سیستم تعریف و قابل بررسی باشند.

4. همه کارکنان با یک قاعده محاسبه می‌شوند

نوع استخدام یا شرایط کارکنان ممکن است متفاوت باشد.

استفاده از یک قاعده عمومی برای همه افراد می‌تواند باعث خطا شود.

سامانه مناسب باید اجازه دهد قواعد متفاوت برای گروه‌های مختلف تعریف شوند.

5. تغییر حکم در زمان مناسب ثبت نمی‌شود

اگر حکم جدید دیر ثبت شود یا تاریخ اجرای آن نادرست باشد، حقوق نیز اشتباه محاسبه خواهد شد.

نگهداری سابقه احکام و تاریخ مؤثر هر تغییر برای جلوگیری از این مشکل ضروری است.

راهنمای انتخاب نرم‌افزار حقوق و دستمزد شرکتی

6. پرداخت یا کسری دستی بدون سابقه اعمال می‌شود

گاهی کاربر مبلغی را به حقوق اضافه یا از آن کم می‌کند، اما چند ماه بعد مشخص نیست دلیل این تغییر چه بوده است.

موارد استثنایی باید همراه سابقه و توضیحات قابل پیگیری باشند.

7. بیمه از اطلاعات جداگانه تهیه می‌شود

اگر مبنای حقوق و مبنای فایل بیمه از دو منبع مختلف تهیه شوند، احتمال اختلاف افزایش پیدا می‌کند.

بهتر است فایل بیمه از اطلاعات نهایی همان دوره حقوق استخراج شود.

8. مالیات حقوق در فایل دیگری محاسبه می‌شود

همین مسئله درباره مالیات نیز وجود دارد.

هر بار که اطلاعات بین چند فایل جابه‌جا می‌شوند احتمال مغایرت بیشتر می‌شود.

سامانه حقوق باید امکان اعمال پارامترهای دوره مربوط و تهیه خروجی موردنیاز مالیات را داشته باشد.

9. عیدی و سنوات خارج از سیستم محاسبه می‌شوند

اگر حقوق ماهانه در سیستم باشد اما عیدی، سنوات یا تسویه‌حساب در فایل‌های جدا انجام شوند، تاریخچه پرسنل پراکنده می‌شود.

بهتر است این اطلاعات نیز در همان پرونده و سیستم اصلی نگهداری شوند.

10. حقوق بلافاصله بعد از محاسبه پرداخت می‌شود

یکی از مهم‌ترین کنترل‌ها فاصله میان" محاسبه"  و  "پرداخت"  است.

قبل از پرداخت باید ارقام غیرعادی بررسی شوند.

مقایسه با ماه قبل می‌تواند تغییرات غیرمنتظره را آشکار کند.

فرآیند محاسبه حقوق و دستمزد در شرکت‌های خصوصی

11. فایل پرداخت بانک دستی ساخته می‌شود

دوباره وارد کردن مبلغ حقوق کارکنان برای بانک یک فعالیت پرریسک است، به‌خصوص در شرکت‌هایی با تعداد بالای پرسنل.

خروجی مستقیم بانک از محاسبات نهایی می‌تواند این خطا را کاهش دهد.

12. سند حسابداری دوباره وارد می‌شود

اگر حسابدار بعد از تکمیل حقوق مجبور باشد جمع‌ها را دوباره وارد سیستم مالی کند، احتمال ایجاد اختلاف میان حقوق و حسابداری افزایش می‌یابد.

صدور خودکار سند حسابداری یکی از راه‌های کاهش این دوباره‌کاری است.

13. مراکز هزینه نادیده گرفته می‌شوند

گاهی محاسبه حقوق فرد صحیح است اما هزینه به مرکز اشتباه تخصیص پیدا می‌کند.

این مسئله ممکن است در مبلغ پرداختی کارکنان دیده نشود، ولی گزارش‌های مالی و مدیریتی شرکت را تحت تأثیر قرار می‌دهد.

14. سطح دسترسی کاربران بیش از نیاز آنهاست

حقوق و دستمزد فقط مسئله محاسبات نیست؛ مسئله محرمانگی نیز هست.

کاربری که مسئول بخشی از عملیات است نباید الزاماً به همه اطلاعات پرداخت کارکنان دسترسی داشته باشد.

سطح دسترسی باید براساس مسئولیت هر فرد تعریف شود.

15. اطلاعات سال‌های گذشته قابل بازیابی نیستند

ممکن است چند سال بعد نیاز باشد حقوق یک ماه، حکم قدیمی یا نحوه محاسبه یک پرداخت بررسی شود.

اگر اطلاعات گذشته منظم نگهداری نشده باشند، پاسخ به چنین درخواست‌هایی دشوار خواهد شد.

چگونه احتمال خطا را کاهش دهیم؟

برای کاهش ریسک بهتر است فرآیند حقوق به‌گونه‌ای طراحی شود که:

  • اطلاعات تا حد امکان فقط یک بار ثبت شوند

  • فرمول‌ها در سیستم تعریف شوند

  • احکام سابقه داشته باشند

  • موارد خاص قابل پیگیری باشند

  • کارکرد از منبع اصلی دریافت شود

  • بیمه و مالیات از همان اطلاعات نهایی تهیه شوند

  • قبل از پرداخت کنترل انجام شود

  • فایل بانک از سیستم ایجاد شود

  • سند حسابداری بدون ورود مجدد صادر شود

  • سطح دسترسی کاربران محدود باشد

  • اطلاعات دوره‌های گذشته حفظ شوند

نرم افزارحقوق و دستمزد شرکتی کارما بخش قابل توجهی از این زنجیره را از طریق مدیریت احکام و کارکرد، فرمول‌های اختصاصی، بیمه و مالیات، فایل‌های بانکی، صدور سند حسابداری، گزارش‌گیری و سطوح دسترسی پوشش می‌دهد.

جمع‌بندی

هدف نرم‌افزار حقوق و دستمزد فقط سریع‌تر کردن محاسبات نیست.

ارزش مهم‌تر آن این است که فرآیند محاسبه قابل تکرار و کنترل شود، وابستگی به فایل‌های پراکنده کاهش یابد و اطلاعات مالی و پرسنلی شرکت منسجم‌تر باقی بمانند.

هرچه تعداد کارکنان، انواع استخدام و قواعد پرداخت یک شرکت بیشتر باشد، اهمیت این یکپارچگی نیز بیشتر خواهد شد.

بازبینی تخصصی محتوا: تیم محصول حقوق و دستمزد شرکت نرم‌افزاری جادوی فکر

اگر قصد انتخاب یا جایگزینی نرم‌افزار حقوق و دستمزد شرکت خود را دارید، می‌توانید امکانات نرم‌افزار حقوق و دستمزد شرکتی کارما را متناسب با ساختار پرداخت، تعداد کارکنان و فرآیندهای مالی مجموعه بررسی کنید.

درخواست دمو نرم‌افزار حقوق و دستمزد شرکتی کارما