مقایسه نرم‌افزارهای مدیریت دانش در ایران؛ کدام راهکار برای چه سازمانی مناسب‌تر است؟

برای انتخاب نرم‌افزار مدیریت دانش، نمی‌توان یک گزینه را برای همه سازمان‌ها بهترین دانست. عواملی مانند بانک دانش، گردش ثبت و ارزیابی، مدیریت خبرگان، جست‌وجو، امکانات تعاملی، دسترسی موبایلی، هوش مصنوعی و خدمات استقرار باید براساس نیاز واقعی هر سازمان بررسی شوند. در این مقاله چند راهکار مدیریت دانش در بازار ایران را معرفی می‌کنیم و معیارهای مهم برای مقایسه و انتخاب آن‌ها را توضیح می‌دهیم.

چند نرم‌افزار و راهکار مدیریت دانش در بازار ایران

در بازار ایران چند مجموعه و محصول تخصصی در حوزه مدیریت دانش فعالیت می‌کنند. معرفی زیر براساس اطلاعات عمومی و رسمی قابل دسترس هر مجموعه است و هدف آن رتبه‌بندی قطعی محصولات نیست.

MTAShare

MTAShare از راهکارهای باسابقه مدیریت دانش در ایران است. در معرفی رسمی این محصول، به پوشش فرآیندهای مدیریت دانش، ایجاد بانک دانش سازمانی و استفاده از قابلیت‌های شبکه اجتماعی سازمانی برای افزایش تعاملات مبتنی بر دانش اشاره شده است. در صفحه رسمی MTAShare همچنین عنوان شده که این محصول از سال 1384 توسعه یافته و در بیش از 100 سازمان ایرانی نصب شده است.

در منابع منتشرشده درباره این سامانه به امکاناتی مانند ثبت و ارزیابی دانش، بانک دانش، انجمن‌های خبرگی و ابزارهای انگیزشی نیز اشاره شده است.

برای سازمان‌هایی که تعاملات دانشی، بانک دانش و شبکه‌سازی بین کارکنان برایشان مهم است، MTAShare می‌تواند یکی از گزینه‌های قابل بررسی باشد.

دانا

گروه مدیریت دانش دانا علاوه بر نرم‌افزار، در حوزه مشاوره، آموزش و استقرار مدیریت دانش فعالیت دارد. این مجموعه اعلام کرده از سال 1388 در حوزه مدیریت دانش و سرمایه‌های فکری فعالیت می‌کند و تجربه راهبری مدیریت دانش در صنایع مختلف کشور را دارد.

در رویکرد دانا، علاوه بر ابزار نرم‌افزاری، خدماتی مانند طراحی، مشاوره، تسهیلگری، آموزش و همراهی در استقرار مدیریت دانش جایگاه پررنگی دارد.

بنابراین سازمان‌هایی که در کنار نرم‌افزار، به مشاوره و طراحی برنامه مدیریت دانش نیز نیاز دارند، بهتر است این بخش از پیشنهاد دانا را در مقایسه خود در نظر بگیرند.

همسو سپهر ماهان

سپهر ماهان مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای سازمانی شامل مدیریت دانش، شبکه اجتماعی و پیام‌رسان سازمانی، مدیریت اسناد، نظام پیشنهادها و ابزارهای همکاری سازمانی ارائه می‌کند.

در معرفی نرم‌افزار مدیریت دانش این شرکت بر پایگاه اطلاعاتی برای ثبت و تسهیم دانش و استفاده از ساختاری مبتنی بر شبکه اجتماعی داخلی تأکید شده است.

به همین دلیل، برای سازمان‌هایی که تعامل کارکنان، ارتباطات اجتماعی سازمانی و اشتراک دانش را در کنار بانک دانش مهم می‌دانند، همسو می‌تواند یکی از گزینه‌های قابل بررسی باشد.

نادین

نادین نیز در سبد محصولات خود راهکار مدیریت دانش ارائه می‌کند. در معرفی این محصول، مدیریت دانش به‌عنوان مجموعه‌ای از فرآیندهای شناسایی، اکتساب، توسعه، اشتراک‌گذاری، بهره‌گیری و نگهداری دانش سازمانی معرفی شده است.

برای مقایسه دقیق نادین با سایر محصولات، بهتر است سازمان در جلسه دمو جزئیات بانک دانش، گردش ارزیابی، خبرگان، گزارش‌ها، جست‌وجو و شیوه یکپارچه‌سازی با سایر سامانه‌ها را براساس نیاز خود بررسی کند.

نداک

شرکت مشاوره مهندسی نداک علاوه بر خدمات مشاوره و استقرار مدیریت دانش، سیستم جامع نرم‌افزاری مدیریت دانش نیز ارائه می‌کند.

در معرفی رسمی نداک، این سامانه به‌عنوان یک سیستم مبتنی بر وب معرفی شده که امکان مدیریت انواع دانش‌های سازمان را فراهم می‌کند. همچنین معماری آن سرویس‌گرا اعلام شده و هدف از این معماری، امکان اتصال به سایر نرم‌افزارهای سازمان و جلوگیری از جزیره‌ای شدن سامانه عنوان شده است.

نداک در کنار نرم‌افزار، خدماتی مانند طراحی و اجرای مدیریت دانش، استخراج دانش خبرگان، مستندسازی تجربیات، آموزش و ارزیابی سطح مدیریت دانش سازمان را نیز ارائه می‌کند.

بنابراین برای سازمان‌هایی که علاوه بر نرم‌افزار، استخراج دانش خبرگان، طراحی فرآیند و خدمات مشاوره‌ای مدیریت دانش را نیز جزو پروژه خود می‌دانند، نداک یکی از گزینه‌هایی است که ارزش بررسی دارد.

نرم‌افزار مدیریت دانش کارما

مدیریت دانش کارما یک بستر یکپارچه برای سازماندهی، ذخیره‌سازی، اشتراک‌گذاری و بهره‌برداری از دانش سازمانی است. در این سامانه انواع مختلف دانش قابل ثبت هستند و فرم‌ها و اطلاعات دریافتی می‌توانند براساس نیاز سازمان شخصی‌سازی شوند.

کارما در بخش فرآیند دانش امکاناتی مانند ارجاع به کارشناسان و کمیته‌ها، مدیریت گردش دانش، تعریف شاخص‌های داوری، فرمول‌های سفارشی، محاسبه امتیاز و پاداش و پیگیری گردش دانش را ارائه می‌کند.

بانک دانش قابل جست‌وجو، پروفایل دانشی کاربران، فراخوان‌های تخصصی، گزارش‌های مدیریتی، پرسش‌وپاسخ و ارجاع پرسش به خبرگان نیز از قابلیت‌های معرفی‌شده این سامانه هستند.

کارما همچنین دارای انجمن‌های خبرگی است که در آنها امکان گفتگو، تولید محتوای دانشی، امتیازدهی و بررسی عملکرد کاربران وجود دارد.

در بخش هوش مصنوعی نیز استفاده از AI و NLP برای چکیده‌سازی، تشخیص دانش‌های تکراری و کنترل کیفیت محتوا در محصول اعلام شده است.

از دیگر ویژگی‌های شاخص کارما، وجود اپلیکیشن موبایل «دانشکار» و یکپارچگی مدیریت دانش با سامانه نظام پذیرش و بررسی پیشنهادهاست.

نرم‌افزار مدیریت دانش چه امکاناتی باید داشته باشد؟

مقایسه رویکرد راهکارهای مدیریت دانش

جدول زیر برای شناخت جهت‌گیری کلی محصولات براساس منابع عمومی قابل دسترس تهیه شده است و رتبه‌بندی یا اعلام وجود و عدم وجود همه قابلیت‌های محصولات نیست.

نکته مهم: اگر قابلیتی در وب‌سایت یا منبع عمومی یک ارائه‌دهنده ذکر نشده باشد، به معنای نداشتن آن قابلیت نیست. برای تصمیم خرید، امکانات باید مستقیماً در جلسه دمو و از خود ارائه‌دهنده بررسی شوند.

کدام نوع راهکار برای چه سازمانی مناسب‌تر است؟

اگر مسئله اصلی سازمان ذخیره و دسترسی به دانش است

در این حالت، کیفیت بانک دانش، ساختار طبقه‌بندی، جست‌وجو و سهولت استفاده اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

چنین سازمانی لزوماً به پیچیده‌ترین گردش ارزیابی یا مجموعه بزرگی از ابزارهای جانبی نیاز ندارد.

اگر تعامل کارکنان و شبکه‌سازی دانشی اهمیت زیادی دارد

سازمان باید امکاناتی مانند انجمن‌های تخصصی، پرسش‌وپاسخ، شبکه اجتماعی سازمانی، تعامل خبرگان و سازوکارهای تشویق مشارکت را با دقت بیشتری بررسی کند.

اگر فرآیند ارزیابی دانش پیچیده است

در برخی سازمان‌ها دانش پیش از انتشار باید از دبیرخانه، کارشناسان، خبرگان یا کمیته‌های مختلف عبور کند.

در چنین شرایطی، بومی‌سازی گردش کار، شاخص‌های ارزیابی، ثبت سوابق و امکان تعریف نقش‌های مختلف اهمیت زیادی پیدا می‌کند.

اگر سازمان علاوه بر نرم‌افزار به مشاوره مدیریت دانش نیاز دارد

در این حالت فقط محصول نرم‌افزاری را مقایسه نکنید.

تجربه ارائه‌دهنده در طراحی برنامه مدیریت دانش، استخراج دانش خبرگان، فرهنگ‌سازی، آموزش و استقرار نیز باید یکی از معیارهای انتخاب باشد.

مجموعه‌هایی مانند دانا و نداک در معرفی خدمات خود، فعالیت‌های مشاوره و استقرار مدیریت دانش را نیز به‌صورت جدی مطرح کرده‌اند.

اگر مدیریت دانش و نظام پیشنهادها باید کنار یکدیگر باشند

پیشنهاد کارکنان می‌تواند خود حامل دانش، تجربه، مسئله و راه‌حل باشد.

اگر سازمان قصد دارد نظام پیشنهادها و مدیریت دانش را به‌صورت یکپارچه مدیریت کند، باید این موضوع را هنگام انتخاب محصول به‌صورت مستقل بررسی کند.

در کارما، نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها در کنار سامانه مدیریت دانش ارائه شده است.

اگر کارکنان عملیاتی و میدانی زیاد هستند

برای کارکنانی که دائماً پشت رایانه حضور ندارند، موبایل می‌تواند یکی از معیارهای مهم انتخاب باشد.

در این شرایط باید بررسی شود کاربر از طریق موبایل دقیقاً چه فعالیت‌هایی می‌تواند انجام دهد؛ صرف داشتن نسخه موبایل کافی نیست.

اپلیکیشن دانشکار کارما امکان ثبت و پیگیری انواع دانش و دسترسی به بانک دانش را ارائه می‌کند.

اگر بانک دانش سازمان بزرگ است

با افزایش حجم دانش، مسائلی مانند جست‌وجو، دانش‌های مشابه، محتوای تکراری و دسترسی سریع به اطلاعات مهم‌تر می‌شوند.

در این شرایط قابلیت‌های هوش مصنوعی و پردازش زبان طبیعی می‌توانند ارزش بیشتری ایجاد کنند؛ البته باید در جلسه دمو مشخص شود AI دقیقاً چه مسئله‌ای را حل می‌کند و فقط یک عنوان تبلیغاتی نباشد.

مدیریت دانش کارما برای چه سازمان‌هایی گزینه قابل بررسی جدی است؟

کارما به‌خصوص برای سازمان‌هایی ارزش بررسی بیشتری دارد که مدیریت دانش را صرفاً یک مخزن فایل نمی‌دانند و می‌خواهند مجموعه‌ای از فرآیندهای دانشی را در یک بستر مدیریت کنند.

برای نمونه سازمانی که هم‌زمان به موارد زیر نیاز دارد:

  • ثبت انواع مختلف دانش 

  • فرم‌های قابل شخصی‌سازی 

  • گردش و ارزیابی دانش 

  • کارشناسی و کمیته‌های تخصصی 

  • بانک دانش قابل جست‌وجو 

  • پروفایل دانشی و شناسایی خبرگان 

  • پرسش‌وپاسخ تخصصی 

  • انجمن‌های خبرگی 

  • فراخوان‌های دانشی 

  • امتیازدهی و نظام انگیزشی 

  • گزارش‌های مدیریتی 

  • دسترسی موبایلی 

  • قابلیت‌های AI و NLP

  • ارتباط با نظام پیشنهادها

می‌تواند نرم‌افزار مدیریت دانش کارما را در فهرست کوتاه گزینه‌های مورد بررسی خود قرار دهد. مجموعه این قابلیت‌ها در صفحه رسمی محصول کارما معرفی شده است.

هنگام دمو نرم‌افزار مدیریت دانش چه سؤال‌هایی بپرسیم؟

جلسه دمو نباید فقط نمایش منوها و صفحات نرم‌افزار باشد.

بهتر است چند مسئله واقعی سازمان خود را مطرح کنید و از ارائه‌دهنده بخواهید نشان دهد سامانه چگونه آنها را مدیریت می‌کند.

سؤال‌های زیر می‌توانند برای مقایسه مفید باشند:

  1- انواع دانش سازمان ما چگونه در سامانه تعریف می‌شوند؟

  2- آیا فرم ثبت هر نوع دانش قابل شخصی‌سازی است؟

  3- گردش ارزیابی ما چگونه در نرم‌افزار پیاده‌سازی می‌شود؟

  4- آیا یک دانش می‌تواند به چند کارشناس یا کمیته ارجاع شود؟

  5- دانش‌های قبلی چگونه جست‌وجو می‌شوند؟

  6- خبرگان هر حوزه چگونه شناسایی می‌شوند؟

  7- پرسش کارکنان چگونه به فرد متخصص می‌رسد؟

  8- انجمن‌های تخصصی چگونه مدیریت می‌شوند؟

  9- نظام امتیازدهی و تشویق کارکنان تا چه اندازه قابل تنظیم است؟

  10- چه گزارش‌هایی برای مدیر مدیریت دانش وجود دارد؟

  11- نرم‌افزار چگونه به سایر سامانه‌های سازمان متصل می‌شود؟

  12- کاربران موبایل چه قابلیت‌هایی در اختیار دارند؟

  13- هوش مصنوعی دقیقاً در چه فعالیت‌هایی استفاده می‌شود؟

  14- ارتباط نظام پیشنهادها با مدیریت دانش چگونه انجام می‌شود؟

  15- فرآیند آموزش، بومی‌سازی، استقرار و پشتیبانی چگونه است؟

  16- در صورت داشتن اطلاعات در سامانه قبلی، فرآیند انتقال اطلاعات چگونه انجام خواهد شد؟

قبل از انتخاب، یک سناریوی واقعی اجرا کنید

یکی از بهترین روش‌های مقایسه نرم‌افزارها این است که از هر ارائه‌دهنده بخواهید یک سناریوی واقعی سازمان شما را در دمو اجرا کند.

برای مثال:

یک کارمند تجربه‌ای ثبت کند؛ تجربه به خبره مرتبط ارجاع داده شود؛ ارزیابی انجام شود؛ محتوای تأییدشده وارد بانک دانش شود؛ فرد دیگری آن را جست‌وجو کند؛ درباره آن سؤال مطرح شود و در نهایت مدیر بتواند گزارش مشارکت و عملکرد را مشاهده کند.

این نوع دمو بسیار بهتر از مشاهده یک فهرست طولانی امکانات نشان می‌دهد که کدام نرم‌افزار واقعاً با فرآیند سازمان شما هماهنگ است.

جمع‌بندی

هیچ نرم‌افزار مدیریت دانشی را نمی‌توان بدون شناخت نیاز سازمان، «بهترین انتخاب برای همه» دانست.

راهکارهای موجود در بازار ایران رویکردهای متفاوتی دارند. برخی بر بانک دانش و ثبت و بازیابی اطلاعات تمرکز بیشتری دارند، برخی تعاملات و شبکه‌های دانشی را پررنگ‌تر کرده‌اند، برخی خدمات مشاوره و استقرار را در کنار نرم‌افزار ارائه می‌کنند و برخی تلاش کرده‌اند طیف گسترده‌تری از فرآیندهای مدیریت دانش را در یک بستر پوشش دهند.

بنابراین بهتر است سازمان ابتدا اهداف، فرآیندها، کاربران و سناریوهای واقعی خود را مشخص کند و سپس چند راهکار را بر همان اساس مقایسه کند.

نرم‌افزار مدیریت دانش کارما با پوشش ثبت و ارزیابی دانش، بانک دانش، خبرگان، پرسش‌وپاسخ، انجمن‌های خبرگی، گزارش‌های مدیریتی، موبایل، هوش مصنوعی و ارتباط یکپارچه با نظام پیشنهادها، یکی از گزینه‌هایی است که می‌تواند در چنین ارزیابی‌ای مورد بررسی جدی قرار گیرد.

اگر در حال انتخاب نرم‌افزار مدیریت دانش برای سازمان خود هستید، می‌توانید سناریوها و فرآیندهای واقعی مجموعه را در یک دموی تخصصی روی نرم‌افزار مدیریت دانش کارما بررسی کنید.

درخواست دمو نرم‌افزار مدیریت دانش کارما