نرمافزار مدیریت دانش چه امکاناتی باید داشته باشد؟ راهنمای انتخاب برای سازمانها
نرمافزار مدیریت دانش مناسب باید امکان ثبت، ارزیابی، جستوجو، اشتراکگذاری و استفاده مجدد از دانش سازمانی را فراهم کند. قابلیتهایی مانند گردش کار قابل بومیسازی، شناسایی خبرگان، پرسشوپاسخ، گزارشهای مدیریتی، نظام امتیازدهی، دسترسی موبایلی و یکپارچهسازی با سامانههای سازمانی نیز از معیارهای مهم انتخاب آن هستند.
انتخاب نرمافزار مدیریت دانش فقط انتخاب محلی برای ذخیره فایل، مستندات و تجربیات کارکنان نیست. سامانه مناسب باید بتواند دانش سازمان را از مرحله شناسایی و ثبت تا ارزیابی، اشتراکگذاری، جستوجو، استفاده مجدد و توسعه آن مدیریت کند.
به همین دلیل، هنگام انتخاب نرمافزار مدیریت دانش بهتر است بهجای تمرکز صرف بر ظاهر سامانه یا تعداد منوها، بررسی شود که نرمافزار تا چه اندازه میتواند جریان واقعی دانش در سازمان را پوشش دهد و کارکنان را به ثبت و استفاده از دانش ترغیب کند.
1. سامانه باید امکان ثبت انواع مختلف دانش را داشته باشد
دانش سازمان فقط شامل «تجربه» نیست.
در یک سازمان ممکن است انواع مختلفی از دانش تولید شود؛ از جمله:
• تجربههای کاری
• ایدهها
• پیشنهادها
• مقالات و یافتههای علمی
• مستندات پژوهشی
• ترجمهها
• تألیف کتاب
• مهارت
• درس آموخته ها
• طرح های اجرایی
• پایاننامه
• طرحهای اجرایی
• اختراعات
• رسانهها و محتوای آموزشی
سامانه مدیریت دانش باید اجازه دهد سازمان متناسب با نیاز خود انواع دانش و اطلاعات موردنیاز برای هر نوع را تعریف کند.
فرم ثابت برای همه انواع دانش معمولاً پاسخگوی نیاز سازمانهای بزرگ نیست.
2. ثبت دانش باید ساده و قابل شخصیسازی باشد
اگر ثبت تجربه برای کارکنان به فرآیندی پیچیده و زمانبر تبدیل شود، مشارکت بهمرور کاهش پیدا میکند.
فرمهای ثبت باید متناسب با نوع دانش طراحی شوند و سازمان بتواند فیلدهای موردنیاز خود را تعریف یا تغییر دهد.
برای مثال، اطلاعات لازم برای ثبت یک تجربه اجرایی با اطلاعات یک مقاله علمی یا پیشنهاد سازمانی یکسان نیست.
بنابراین قابلیت شخصیسازی فرمهای ثبت دانش یکی از معیارهای مهم انتخاب سامانه است.
3. دانش ثبتشده باید ارزیابی و اعتبارسنجی شود
هر محتوایی که در سامانه ثبت میشود الزاماً نباید بدون بررسی وارد بانک دانش سازمان شود.
برای حفظ کیفیت بانک دانش لازم است فرآیند ارزیابی مشخص باشد.
سامانه باید امکان ارجاع دانش به:
• یک یا چند کارشناس
• خبره
• کمیته
• کارگروه تخصصی
را فراهم کند.
همچنین باید بتوان شاخصهای ارزیابی را تعریف کرد و نتایج داوری و سوابق بررسی دانش را نگهداری کرد.
وجود یک بانک بزرگ از اطلاعات بدون کنترل کیفیت، الزاماً به معنای داشتن نظام مدیریت دانش موفق نیست.
4. گردش دانش باید قابل بومیسازی باشد
فرآیند مدیریت دانش در همه سازمانها یکسان نیست.
در یک مجموعه ممکن است تجربه پس از ثبت مستقیماً برای خبره ارسال شود. در سازمان دیگر ابتدا دبیرخانه، سپس کارشناس و بعد کمیته تخصصی آن را بررسی کند.
بنابراین نرمافزار باید امکان تعریف فرآیند متناسب با آییننامه، ساختار و سیاستهای سازمان را داشته باشد.
سازمان نباید مجبور شود فرآیند خود را صرفاً به دلیل محدودیت نرمافزار تغییر دهد.
5. بانک دانش باید واقعاً قابل جستوجو باشد
هدف از ثبت دانش این نیست که اطلاعات فقط ذخیره شوند.
کاربر باید بتواند زمانی که با یک مسئله روبهرو میشود، تجربه و دانش مرتبط را سریع پیدا کند.
بنابراین بانک دانش باید:
• ساختاریافته باشد
• دستهبندی مناسب داشته باشد
• امکان جستوجو داشته باشد
• حوزههای دانشی مشخص داشته باشد
• دانشهای مرتبط را در دسترس قرار دهد
اگر کارکنان نتوانند دانش ثبتشده را پیدا کنند، سازمان در عمل فقط یک آرشیو دیجیتال ایجاد کرده است.
6. پروفایل دانشی کارکنان اهمیت دارد
یکی از اهداف مدیریت دانش، شناخت سرمایه دانشی سازمان است.
سامانه مناسب باید بتواند برای هر فرد تصویری از فعالیت دانشی او ایجاد کند؛ مانند:
• دانشها و تجربیات ثبتشده
• سوابق مشارکت
• حوزههای تخصصی
• پاسخها و تعاملات
• امتیازات
• فعالیتهای علمی و پژوهشی
پروفایل دانشی کمک میکند سازمان علاوه بر «دانش»، صاحبان دانش و خبرگان را نیز بهتر شناسایی کند.
7. امکان پرسش و پاسخ با خبرگان وجود داشته باشد
همه دانشها را نمیتوان از قبل در قالب یک سند ثبت کرد.
گاهی کارمند با مسئله مشخصی روبهروست و نیاز دارد سؤال خود را مستقیماً از فرد متخصص بپرسد.
وجود ماژول پرسش و پاسخ کمک میکند پرسش به خبرگان حوزه مرتبط ارجاع شود و پاسخ نیز برای استفادههای بعدی به دانش قابل استفاده سازمان تبدیل شود.
به این ترتیب بخشی از دانش ضمنی افراد نیز در جریان تعامل کارکنان قابل انتقال میشود.
8. انجمنهای خبرگی و گفتوگوهای تخصصی باید پشتیبانی شوند
مدیریت دانش فقط انتشار یکطرفه محتوا نیست.
بخش مهمی از دانش در گفتگو، حل مسئله و تعامل میان افراد شکل میگیرد.
انجمنهای خبرگی میتوانند برای حوزههای مختلف سازمان ایجاد شوند تا کارکنان و متخصصان درباره موضوعات کاری گفتگو کنند.
در یک سامانه مناسب، این گفتگوها نباید صرفاً مانند پیامهای موقت شبکههای اجتماعی از بین بروند؛ بلکه بخشهای ارزشمند آنها باید قابلیت تبدیل شدن به محتوای دانشی داشته باشند.
9. فراخوانهای دانشی باید امکان جمعآوری هدفمند دانش را فراهم کنند
گاهی سازمان منتظر نمیماند تا کارکنان بهصورت خودجوش تجربهای ثبت کنند.
ممکن است مدیریت بخواهد درباره یک مسئله مشخص، تجربهها و راهکارهای کارکنان را جمعآوری کند.
در این شرایط امکان تعریف فراخوان تخصصی کمک میکند سازمان دانش موردنیاز خود را بهصورت هدفمند جمعآوری کند.
10. نظام انگیزشی و امتیازدهی باید قابل تنظیم باشد
مشارکت پایدار در مدیریت دانش صرفاً با ایجاد نرمافزار شکل نمیگیرد.
در بسیاری از سازمانها برای فعالیتهایی مانند ثبت تجربه، پاسخگویی، مشارکت در انجمنها یا تولید دانش امتیاز در نظر گرفته میشود.
سامانه باید امکان تعریف قواعد امتیازدهی و در صورت نیاز پاداش را براساس سیاست سازمان فراهم کند.
هدف از این قابلیت، تبدیل مدیریت دانش به رقابت مصنوعی نیست؛ بلکه ایجاد سازوکاری شفاف برای قدردانی از مشارکت کارکنان است.
11. گزارشهای مدیریتی باید فراتر از تعداد دانشها باشند
مدیر مدیریت دانش باید بتواند پاسخ سؤالاتی مانند اینها را دریافت کند:
• چه حوزههایی بیشترین دانش را دارند؟
• کدام واحدها مشارکت بیشتری دارند؟
• چه افرادی فعالتر هستند؟
• چه تعداد دانش در انتظار ارزیابی است؟
• کدام خبرگان بیشترین پاسخ را ارائه کردهاند؟
• چه موضوعاتی بیشترین مراجعه را دارند؟
• روند مشارکت کارکنان چگونه تغییر کرده است؟
داشبوردها و گزارشهای مدیریتی میتوانند به شناسایی گلوگاههای برنامه مدیریت دانش کمک کنند.
12. ارتباط مدیریت دانش با نظام پیشنهادها یک مزیت مهم است
پیشنهادهای کارکنان نیز حاوی مسئله، راهحل، تجربه و دانش سازمانی هستند.
اگر نظام پیشنهادها و مدیریت دانش کاملاً جدا از هم عمل کنند، بخشی از اطلاعات ارزشمند سازمان در سامانههای مختلف پراکنده باقی میماند.
یکپارچهسازی این دو فرآیند کمک میکند تجربهها و نتایج حاصل از پیشنهادهای ارزشمند در چرخه دانش سازمان نیز قابل استفاده باشند.
در نرمافزار مدیریت دانش کارما، نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها بهصورت یکپارچه در کنار فرآیندهای مدیریت دانش قرار گرفته است.
13. دسترسی موبایلی میتواند مشارکت را افزایش دهد
همه کارکنان دائماً پشت رایانه سازمانی حضور ندارند.
برای کارکنان فنی، اجرایی و میدانی، امکان ثبت تجربه یا مشاهده بانک دانش از طریق موبایل میتواند اهمیت زیادی داشته باشد.
نرمافزار مدیریت دانش کارما دارای اپلیکیشن اختصاصی است که امکان ثبت انواع دانش، پیگیری موارد ثبتشده و دسترسی به بانک دانش را فراهم میکند.
14. یکپارچهسازی با زیرساختهای سازمان بررسی شود
در سازمانهای بزرگ لازم است نرمافزار مدیریت دانش بتواند با زیرساختها و سامانههای موجود ارتباط برقرار کند.
پیش از انتخاب محصول بررسی کنید:
• آیا امکان ارتباط با سایر نرمافزارها وجود دارد؟
• آیا SDK یا API مناسب در دسترس است؟
• آیا LDAP پشتیبانی میشود؟
• کاربران و ساختار سازمانی چگونه مدیریت میشوند؟
• اعلانهای ایمیل یا پیامک چگونه ارسال میشوند؟
این موارد در زمان استقرار میتوانند بهاندازه امکانات ظاهری سامانه اهمیت داشته باشند.
15. هوش مصنوعی باید کاربرد مشخصی در مدیریت دانش داشته باشد
اضافه شدن عبارت «هوش مصنوعی» به نام یک نرمافزار بهتنهایی ارزش ایجاد نمیکند.
مهم این است که AI در یک مسئله واقعی به سازمان کمک کند.
در مدیریت دانش، کاربردهایی مانند:
• چکیدهسازی محتوا
• شناسایی دانشهای مشابه یا تکراری
• کمک به کنترل کیفیت دانش
• کمک به دسترسی سریعتر به محتوای مرتبط
میتوانند بخشی از کار پرحجم مدیریت محتوا و ارزیابی را سادهتر کنند.
در نرمافزار مدیریت دانش کارما نیز از فناوری AI و NLP برای بخشی از این کاربردها استفاده شده است.
16. تجربه استقرار شرکت ارائهدهنده را بررسی کنید
مدیریت دانش فقط یک پروژه نرمافزاری نیست.
ساختار حوزههای دانشی، فرآیند ارزیابی، نقش دبیرخانه، نظام امتیازدهی، خبرگان و شیوه مشارکت کارکنان در سازمانهای مختلف متفاوت است.
بنابراین تجربه تیم ارائهدهنده در استقرار و بومیسازی سامانه اهمیت زیادی دارد.
در جلسه دمو فقط نپرسید:
«این نرمافزار چه امکاناتی دارد؟»
بلکه بپرسید:
«این امکانات چگونه با فرآیند مدیریت دانش سازمان ما تطبیق داده میشوند؟»
چکلیست کوتاه انتخاب نرمافزار مدیریت دانش
پیش از انتخاب نهایی حداقل این موارد را بررسی کنید:
• ثبت انواع دانش
• فرمهای قابل شخصیسازی
• ارزیابی و اعتبارسنجی دانش
• گردش کار قابل بومیسازی
• بانک دانش قابل جستوجو
• حوزههای دانشی
• پروفایل دانشی کارکنان
• شناسایی خبرگان
• پرسش و پاسخ
• انجمنهای خبرگی
• فراخوانهای دانشی
• امتیازدهی و نظام تشویقی
• گزارشهای مدیریتی
• اپلیکیشن موبایل
• یکپارچهسازی با سایر سامانهها
• ارتباط با نظام پیشنهادها
• قابلیتهای کاربردی هوش مصنوعی
• آموزش و پشتیبانی
• تجربه استقرار و بومیسازی
جمعبندی
بهترین نرمافزار مدیریت دانش الزاماً سامانهای نیست که بیشترین تعداد قابلیت را داشته باشد.
سامانه مناسب باید بتواند به سازمان کمک کند دانش حیاتی خود را شناسایی، ثبت، ارزیابی، به اشتراک گذاشته و دوباره مورد استفاده قرار دهد و در عین حال مشارکت کارکنان و خبرگان را نیز تسهیل کند.
پیش از انتخاب نرمافزار بهتر است سازمان مشخص کند چه دانشی برایش مهم است، چه افرادی صاحب آن دانش هستند، دانش چگونه ارزیابی میشود و قرار است پس از ثبت چگونه مورد استفاده قرار گیرد.
درخواست دمو نرمافزار مدیریت دانش کارما
بازبینی تخصصی محتوا: تیم محصول و استقرار مدیریت دانش شرکت نرمافزاری جادوی فکر
