این نرم‌افزار، راهکاری جامع برای مدیریت مکاتبات، نامه‌ها و بایگانی اسناد در سازمان‌هاست. سامانه با ساختاری منعطف و امکانات کامل، فرآیندهای دبیرخانه را سریع، شفاف و هوشمند می‌کند و قابلیت استفاده برای تک سازمان یا چند دبیرخانه را داراست.

توجه: قیمت اعلام‌شده برای نسخه تک دبیرخانه‌ای، تک سازمانی و تا 50 کاربر است. برای بیش از 50 کاربر یا چند دبیرخانه‌ای، ارزیابی جداگانه انجام می‌شود.

امکانات پایه

• تعریف انواع نامه: وارده، صادره، داخلی، یادداشتی

• تعیین طبقه‌بندی نامه: عمومی، عادی، محرمانه، خیلی محرمانه و…

• تعریف ارجحیت نامه: عادی، فوری، آنی

• تعریف شیوه ارسال: دستی، پیک، ارباب رجوع، پستی و…

• مدیریت دبیرخانه‌ها و بایگانی‌های محلی

• تعریف دستگاه‌ها، اشخاص حقیقی و حقوقی طرف مکاتبه

• مدیریت مسئولان سازمان و دستگاه‌های طرف مکاتبه

• ایجاد گروه‌های طرف مکاتبه و تخصیص کاربران یا واحدها

• تعریف قالب شماره نامه و سربرگ‌ها

• ثبت آدرس، پست الکترونیکی و شماره تلفن کاربران

• بایگانی الکترونیکی اسناد و مدارک

عملیات نامه‌های وارده

• ثبت مشخصات کامل نامه وارده: شماره، تاریخ، موضوع، شرح، فرستنده و…

• ثبت فرستنده، گیرنده و ثبت‌کننده نامه

• اختصاص خودکار شماره اندیکاتور

• ثبت نامه‌های مرتبط (پیرو، بازگشت، عطف)

• الصاق پیوست‌ها شامل متن، عکس و فایل‌های الکترونیکی

• ثبت و مدیریت رونوشت‌ها و ارجاعات

عملیات مکاتبات داخلی

• ایجاد و پیگیری مکاتبات بین واحدها

• شماره‌گذاری نامه‌های داخلی مطابق ساختار سازمان

• ثبت نام و سمت فرستنده و گیرنده

• مدیریت پیوست‌ها و نامه‌های مرتبط

عملیات نامه‌های صادره

• ثبت مشخصات کامل نامه صادره و ارجاعات آن

• صدور نامه به دستگاه‌ها و اشخاص با حفظ سابقه

• تایپ، ویرایش، ذخیره پیش‌نویس و تبدیل به نامه نهایی

• ایجاد فهرست مخاطبان و ارسال گروهی

• شماره‌گذاری و اختصاص شماره اندیکاتور

• پیوست و ارسال اسکن نامه‌ها

• پیگیری و ردیابی نامه‌ها و ارجاعات سال‌های قبل

عملیات ارتباطات و پیگیری

• طبقه‌بندی نامه‌ها بر اساس نوع، ارجحیت و روش ارسال

• پاسخگویی و خاتمه کار از طریق ارجاع

• مشاهده گردش ارجاعات به صورت درختواره

• تعیین مهلت پاسخ و اقدام برای نامه‌ها و کارهای ارجاعی

• ارسال پیام‌ها و یادآوری‌ها برای کاربران و گروه‌ها

• مدیریت ورود همزمان کاربران

بایگانی اسناد و مدارک

• تعیین نوع مدرک: قرارداد، فاکتور، گزارش، نامه و…

• ثبت عنوان، شماره یا کد مرجع، تاریخ بارگذاری

• امکان بارگذاری فایل‌های PDF، Word، JPG و…

• ثبت توضیحات اضافی

جستجو و گزارش‌گیری

• جستجوی پارامتریک با امکان ترکیب فیلدها

• دسترسی سریع به مکاتبات وارده، صادره و داخلی

• جستجوی موضوع، شرح و مشخصات نامه‌ها

• گزارش‌گیری از مکاتبات و گردش نامه‌ها در سازمان