این نرم‌افزار، راهکاری جامع برای مدیریت مکاتبات، نامه‌ها و بایگانی اسناد در سازمان‌هاست. سامانه با ساختاری منعطف و امکانات کامل، فرآیندهای دبیرخانه را سریع، شفاف و هوشمند می‌کند و قابلیت استفاده برای تک سازمان یا چند دبیرخانه را داراست.

توجه: قیمت اعلام‌شده برای نسخه تک دبیرخانه‌ای، تک سازمانی و تا 50 کاربر است. برای بیش از 50 کاربر یا چند دبیرخانه‌ای، ارزیابی جداگانه انجام می‌شود.

قابلیت‌های هوش مصنوعی

▪ قابلیت تبدیل تصویر نامه به متن  
▪ قابلیت خلاصه‌سازی متن  
▪ قابلیت گفتار به متن  
▪ پاسخ خودکار به نامه‌ها  
▪ ایجاد گزارش محصول و شرح کالا  
▪ نگارش نامه‌های اداری و تبدیل لحن نامه‌ها (عامیانه، رسمی و...)

امکانات پایه

▪ تعریف انواع نامه: وارده، صادره، داخلی و یادداشتی  
▪ تعیین طبقه‌بندی نامه: عمومی، عادی، محرمانه، خیلی محرمانه و...  
▪ تعریف ارجحیت نامه: عادی، فوری و آنی  
▪ تعریف شیوه ارسال: دستی، پیک، ارباب رجوع، پستی و...  
▪ مدیریت دبیرخانه‌ها و بایگانی‌های محلی جهت دسته‌بندی و ذخیره‌سازی اسناد  
▪ تعریف دستگاه‌ها، اشخاص حقیقی و حقوقی طرف مکاتبه  
▪ مدیریت مسئولان سازمان و دستگاه‌های طرف مکاتبه  
▪ ایجاد گروه‌های طرف مکاتبه و تخصیص کاربران یا واحدها  
▪ تعریف شرح ارجاع برای ارائه توضیحات درباره علت ارجاع هر نامه  
▪ تعریف قالب شماره نامه و سربرگ‌ها  
▪ ثبت آدرس، پست الکترونیکی و شماره تلفن کاربران  
▪ بایگانی الکترونیکی اسناد و مدارک

سیستم مدیریت مرخصی

▪ قابلیت تعریف انواع مرخصی  
▪ قابلیت مشخص‌کردن روزهای محدودیت مرخصی  
▪ قابلیت ثبت مرخصی برای کاربر  
▪ قابلیت تأیید توسط مدیر دپارتمان و ارجاع به مدیر بالادستی  
▪ قابلیت مشاهده تاریخچه سوابق مرخصی

فرم‌ساز

▪ قابلیت گروه‌بندی فرم‌ها  
▪ قابلیت مدیریت فرم‌ها توسط مدیر  
▪ ثبت انواع فرم (نظرسنجی، فرم عادی)  
▪ تخصیص جریان کار برای فرم‌های طراحی‌شده  
▪ قابلیت تعیین سطح دسترسی بر اساس سطوح مختلف (پست سازمانی، زمان و تاریخ خاص)  
▪ قابلیت نمایش فرم‌های زمان‌دار در صفحه اعلانات برای کاربران  
▪ نمایش سوابق فرم‌های تکمیل‌شده به همراه آخرین وضعیت  
▪ قابلیت نمایش گردش کار فرم‌های دارای جریان کار به همراه آخرین عملیات کاربر

دفترچه مخاطبین

▪ قابلیت گروه‌بندی مخاطبین  
▪ قابلیت مدیریت مخاطبین (جستجو، حذف و ویرایش)  
▪ قابلیت به‌اشتراک‌گذاری مخاطبین

عملیات نامه‌های وارده

▪ ثبت مشخصات کامل نامه وارده: شماره، تاریخ، موضوع، شرح، فرستنده و...  
▪ ثبت فرستنده، گیرنده و ثبت‌کننده نامه  
▪ اختصاص خودکار شماره اندیکاتور و تاریخ ثبت  
▪ ثبت نامه‌های مرتبط (پیرو، بازگشت، عطف)  
▪ الصاق پیوست‌ها شامل متن، عکس و فایل‌های الکترونیکی  
▪ ثبت و مدیریت رونوشت‌ها و ارجاعات

عملیات مکاتبات داخلی

▪ ایجاد و پیگیری مکاتبات بین واحدها  
▪ شماره‌گذاری نامه‌های داخلی مطابق ساختار سازمان  
▪ ثبت نام و سمت فرستنده و گیرنده  
▪ مدیریت پیوست‌ها و نامه‌های مرتبط

عملیات نامه‌های صادره

▪ ثبت مشخصات کامل نامه صادره و ارجاعات آن  
▪ صدور نامه به دستگاه‌ها و اشخاص با حفظ سابقه  
▪ تایپ، ویرایش، ذخیره پیش‌نویس و تبدیل به نامه نهایی  
▪ امکان تعریف انواع قالب و الگوهای نامه (سربرگ)  
▪ ایجاد فهرست مخاطبان و ارسال گروهی  
▪ شماره‌گذاری و اختصاص شماره اندیکاتور  
▪ پیوست و ارسال اسکن نامه‌ها  
▪ پیگیری و ردیابی نامه‌ها و ارجاعات سال‌های قبل

عملیات ارتباطات و پیگیری

▪ طبقه‌بندی نامه‌ها بر اساس نوع، ارجحیت و روش ارسال  
▪ پاسخگویی و خاتمه کار از طریق ارجاع  
▪ مشاهده گردش ارجاعات به‌صورت درختواره  
▪ تعیین مهلت پاسخ و اقدام برای نامه‌ها و کارهای ارجاعی  
▪ ارسال پیام‌ها و یادآوری‌ها برای کاربران و گروه‌ها  
▪ مدیریت ورود همزمان کاربران

بایگانی اسناد و مدارک

▪ تعیین نوع مدرک: قرارداد، فاکتور، گزارش، نامه و...  
▪ ثبت عنوان، شماره یا کد مرجع و تاریخ بارگذاری  
▪ امکان بارگذاری فایل‌های PDF، Word، JPG و...  
▪ ثبت توضیحات اضافی

جستجو و گزارش‌گیری

▪ جستجوی پارامتریک با امکان ترکیب فیلدها  
▪ دسترسی سریع به مکاتبات وارده، صادره و داخلی  
▪ جستجوی موضوع، شرح و مشخصات نامه‌ها  
▪ گزارش‌گیری از مکاتبات و گردش نامه‌ها در سازمان