نرمافزار نظام پیشنهادها چه امکاناتی باید داشته باشد؟ راهنمای انتخاب برای سازمانها
نرمافزار نظام پیشنهادها باید بتواند تمام چرخه پیشنهاد، از ثبت و ارجاع تا کارشناسی، ارزیابی، امتیازدهی و پاداش، تصویب، اجرا و گزارشگیری را مدیریت کند. قابلیت بومیسازی گردش کار، تعریف شاخصها و فرمولهای ارزیابی، داشبورد مدیریتی، یکپارچهسازی با سامانههای سازمان، دسترسی موبایل، امنیت و هوش مصنوعی از معیارهای مهم انتخاب هستند. همچنین در زمان خرید یا تغییر سامانه، امکان انتقال و حفظ سوابق و دادههای قبلی باید بررسی شود تا اطلاعات ارزشمند پیشنهادهای گذشته از بین نرود و در سامانه جدید قابل استفاده و پیگیری باشد.
انتخاب نرمافزار نظام پیشنهادها فقط انتخاب سامانهای برای «ثبت پیشنهاد کارکنان» نیست. یک سامانه مناسب باید بتواند چرخه کامل پیشنهاد، از ثبت و بررسی اولیه تا کارشناسی، تصمیمگیری و ارزیابی پیشنهاد، محاسبه پاداش و امتیاز ، اجرا و ارزیابی نتیجه را متناسب با فرآیندهای واقعی سازمان مدیریت کند.
به همین دلیل، هنگام انتخاب نرمافزار نظام پیشنهادها بهتر است بهجای مقایسه صرف تعداد امکانات یا ظاهر صفحات، چند موضوع اساسی بررسی شود: انعطاف در گردش کار، نحوه ارزیابی و تعریف شاخص های ارزیابی و محاسبه پاداش و امکان وارد کردن فرمول های محاسبه امتیاز، امکان یکپارچهسازی با سایر سامانههای سازمان، امنیت، گزارشهای مدیریتی، دسترسی موبایل، قابلیت بومیسازی و تجربه واقعی شرکت ارائهدهنده در استقرار سامانه.
1. گردش کار نظام پیشنهادها باید قابل بومیسازی باشد.
فرآیند نظام پیشنهادها در همه سازمانها یکسان نیست.
در یک سازمان ممکن است پیشنهاد ابتدا توسط دبیرخانه بررسی و سپس به کارشناس یا کمیته تخصصی ارجاع شود. در سازمان دیگر مدیر واحد، شورای راهبری یا سطوح مختلف مدیریتی نیز در فرآیند تصمیمگیری حضور داشته باشند.
بنابراین یکی از مهمترین معیارهای انتخاب نرمافزار نظام پیشنهادها، انعطاف سامانه در تعریف و تغییر گردش کار بر اساس آییننامه و ساختار هر سازمان است.
هنگام ارزیابی نرمافزار بهتر است این سؤالها مطرح شود:
• آیا مراحل بررسی پیشنهاد قابل تغییر است؟
• آیا میتوان برای انواع مختلف پیشنهاد، فرآیندهای متفاوت تعریف کرد؟
• آیا نقشها و سطوح تأیید قابل تنظیم هستند؟
• اگر آییننامه سازمان تغییر کند، امکان تطبیق فرآیند سامانه وجود دارد؟
• آیا ساختار شرکتهای تابعه، مناطق یا واحدهای مختلف قابل مدیریت است؟
نرمافزاری که فقط یک گردش کار ثابت ارائه میدهد، ممکن است در شروع قابل استفاده باشد اما با تغییر آییننامه یا توسعه سازمان محدودیت ایجاد کند.
2. ثبت پیشنهاد باید ساده و پیگیری آن شفاف باشد.
مشارکت کارکنان زمانی افزایش پیدا میکند که ثبت پیشنهاد پیچیده نباشد.
پیشنهاددهنده باید بتواند با حداقل مراحل، پیشنهاد فردی یا گروهی خود را ثبت کند، توضیحات و مستندات موردنیاز را ارائه دهد و بعد از ثبت نیز وضعیت پیشنهاد را پیگیری کند.
سامانه مناسب باید به کاربر نشان دهد پیشنهاد او در چه مرحلهای قرار دارد و نتیجه بررسی چه بوده است.
این شفافیت علاوه بر بهبود تجربه کاربر، میتواند اعتماد کارکنان به فرآیند نظام پیشنهادها را افزایش دهد.
3. دبیرخانه باید ابزار مدیریت واقعی داشته باشد.
دبیرخانه یکی از مهمترین بخشهای نظام پیشنهادهاست و معمولاً با تعداد زیادی پیشنهاد، ارجاع، کارشناس، جلسه، پیگیری و مهلت زمانی روبهروست.
به همین دلیل هنگام مشاهده دموی نرمافزار، پنل دبیرخانه را با دقت بررسی کنید.
سامانه باید بتواند اطلاعاتی مانند موارد زیر را بهصورت روشن نمایش دهد:
• تعداد پیشنهادهای جدید
• پیشنهادهای در انتظار بررسی
• ارجاعات کارشناسی
• پیشنهادهایی که بیش از مهلت تعیینشده در یک مرحله باقی ماندهاند
• پیشنهادهای تأیید یا رد شده
• پیشنهادهای در حال اجرا
• وضعیت جلسات و کمیتهها
هدف این است که دبیرخانه برای پیدا کردن وضعیت هر پیشنهاد مجبور به جستوجوی دستی در میان پروندهها و مکاتبات مختلف نباشد.
نرمافزار نظام پیشنهادها کارما
4. کارشناسی پیشنهادها باید ساختاریافته باشد.
صرفاً ارسال یک پیشنهاد برای کارشناس کافی نیست.
سامانه باید امکان تعریف معیارهای ارزیابی، فرمهای کارشناسی، امتیازدهی، ثبت نظر و مستندات کارشناسی را فراهم کند.
در سازمانهای بزرگ ممکن است یک پیشنهاد به بیش از یک کارشناس یا چند کمیته یا کارگروه های تخصصی ارجاع شود. بنابراین مدیریت ارجاعها و امکان مشاهده سابقه کارشناسی اهمیت زیادی دارد.
همچنین بهتر است مشخص باشد هر پیشنهاد توسط چه افرادی بررسی شده و چه تصمیماتی درباره آن گرفته شده است.
در صورت نیاز سازمان، امکان ناشناسسازی نام پیشنهاددهنده برای کارشناسان نیز اهمیت دارد. سامانه باید بتواند اطلاعات هویتی پیشنهاددهنده را در مرحله کارشناسی از دید ارزیابان پنهان کند تا پیشنهادها بدون تأثیرپذیری از نام یا جایگاه پیشنهاددهنده و بر اساس محتوای پیشنهاد و معیارهای تعیینشده بررسی و ارزیابی شوند.
5. محاسبه امتیاز و پاداش باید شفاف و قابل تنظیم باشد.
یکی از حساسترین قسمتهای نظام پیشنهادها، نحوه محاسبه امتیاز و پاداش پیشنهاددهنده است.
سازمانها ممکن است براساس عواملی مانند میزان صرفهجویی در پیشنهاد های کمی، اثر اقتصادی، کیفیت پیشنهاد، سطح مشارکت، امکان اجرا و سایر شاخصها، روشهای متفاوتی برای محاسبه پاداش داشته باشند.
به همین دلیل نرمافزار مناسب باید امکان پیادهسازی قواعد و فرمولهای موردنظر سازمان را داشته باشد.
در جلسه دمو حتماً بپرسید:
• فرمول پاداش تا چه حد قابل تنظیم است؟
• آیا امکان تعریف چند روش محاسبه وجود دارد؟
• تغییر آییننامه پاداش چه میزان تغییر نرمافزاری نیاز دارد؟
• آیا سوابق محاسبات و تغییرات قابل پیگیری است؟
هرچه محاسبات شفافتر و کمتر وابسته به عملیات دستی باشند، احتمال اختلاف و خطای انسانی نیز کاهش پیدا میکند.
6. تصویب پیشنهاد پایان فرآیند نیست.
هدف سامانه نظام پیشنهادها فقط دریافت و تصویب پیشنهاد نیست؛ ارزش واقعی زمانی ایجاد میشود که پیشنهادهای مناسب به اجرا برسند.
بهتر است سامانه امکان تعیین مسئول اجرا که بتواند مستقیم به شخص خاصی یا یک معاونت در سازمان ارجاع دهد، برنامهریزی، ثبت اقدامات انجامشده و پیگیری نتیجه پیشنهاد را نیز داشته باشد.
مدیریت باید بتواند تفاوت بین «تعداد پیشنهادهای تصویبشده» و «تعداد پیشنهادهایی که واقعاً اجرا و نتیجه آنها ثبت شده است» را مشاهده کند.
7. گزارش مدیریتی باید فراتر از شمارش پیشنهادها باشد.
گزارشهای نظام پیشنهادها نباید صرفاً تعداد پیشنهادهای ثبتشده را نشان دهند.
مدیران معمولاً به اطلاعاتی مانند این موارد نیاز دارند:
• نرخ مشارکت کارکنان
• میزان مشارکت واحدهای مختلف
• تعداد پیشنهادهای تأیید و اجراشده
• متوسط زمان بررسی پیشنهادها
• مراحل دارای بیشترین تأخیر
• موضوعات پرتکرار پیشنهادها
• میزان منفعت یا صرفهجویی ایجادشده
• عملکرد کارشناسان و کمیتهها
• روند مشارکت در دورههای مختلف
وجود چنین اطلاعاتی باعث میشود نظام پیشنهادها از یک فرآیند اداری به ابزاری برای تحلیل مشارکت، بهبود سازمان و تصمیمگیری مدیریتی تبدیل شود.
وجود داشبوردهای مدیریتی برای نمایش و تحلیل این اطلاعات، به مدیران کمک میکند وضعیت نظام پیشنهادها را بهصورت یکپارچه و لحظهای بررسی کنند. همچنین امکان ساخت گزارشهای اختصاصی با شاخصها و فرمتهای موردنظر سازمان و دریافت خروجی در قالبهای مختلف مانند Excel و Word، میتواند نیازهای گزارشگیری واحدها و مدیران را پوشش دهد.
8. یکپارچهسازی با سایر سامانههای سازمان را جدی بگیرید.
نرمافزار نظام پیشنهادها در سازمانهای متوسط و بزرگ معمولاً یک سامانه مستقل و منزوی نیست.
اطلاعات کارکنان ممکن است از سامانه منابع انسانی دریافت شود. ورود کاربران ممکن است از طریق Active Directory یا SSO انجام شود و اعلانها نیز از طریق پیامک یا سایر سامانههای سازمان ارسال شوند.
بنابراین پیش از خرید مشخص کنید:
• نرمافزار چه APIهایی ارائه میدهد؟
• اطلاعات کارکنان چگونه دریافت و بهروزرسانی میشود؟
• آیا امکان SSO وجود دارد؟
• آیا امکان ارتباط با Active Directory وجود دارد؟
• اتصال به اتوماسیون اداری چگونه انجام میشود؟
• سامانه چگونه با زیرساخت پیامک ارتباط برقرار میکند؟
• امکان تبادل اطلاعات با سامانههای دیگر سازمان وجود دارد؟
برای نمونه، در پروژههای اجراشده نظام پیشنهادهای کارما یکپارچهسازیهایی با HR، اتوماسیون اداری، SSO، Active Directory و سامانه پیامک انجام شده است.
همچنین امکان یکپارچهسازی نظام پیشنهادها با نرمافزار مدیریت دانش کارما وجود دارد تا بخشی از دانش و تجربه ایجادشده در فرآیند پیشنهادها در چرخه مدیریت دانش سازمان نیز مورد استفاده قرار گیرد.
9. ارتباط نظام پیشنهادها و مدیریت دانش میتواند ارزش اطلاعات را افزایش دهد.
در بسیاری از سازمانها، پیشنهادهای کارکنان فقط یک درخواست برای تغییر نیستند؛ بلکه حاوی تجربه، مسئله، راهحل و دانش عملیاتی سازماناند.
اگر این اطلاعات پس از بررسی و اجرا فقط در سامانه نظام پیشنهادها باقی بمانند، بخشی از ظرفیت دانش ایجادشده مورد استفاده مجدد قرار نمیگیرد.
یکپارچهسازی نظام پیشنهادها و مدیریت دانش میتواند کمک کند پیشنهادها، تجربیات و نتایج اجرای آنها در چرخه گستردهتری از یادگیری سازمانی مورد استفاده قرار گیرند.
این موضوع بهویژه برای سازمانهایی که همزمان برنامههای مدیریت دانش و مشارکت کارکنان را اجرا میکنند اهمیت بیشتری دارد.
10. ساختار سازمانهای بزرگ و هلدینگها باید از ابتدا دیده شود.
اگر سازمان دارای شرکتهای تابعه، شعب، مناطق یا واحدهای متعدد است، این موضوع را قبل از انتخاب نرمافزار بررسی کنید.
ممکن است هر شرکت یا واحد دبیرخانه و فرآیند مخصوص خود را داشته باشد، در حالی که مدیریت مرکزی نیازمند گزارش یکپارچه کل مجموعه باشد.
در چنین شرایطی، نحوه تعریف ساختار سازمانی، سطوح دسترسی و گزارشهای تجمیعی اهمیت زیادی پیدا میکند.
11. موبایل فقط یک امکان جانبی نیست.
دسترسی موبایلی میتواند ثبت و پیگیری پیشنهاد را سادهتر کند؛ بهخصوص در سازمانهایی که کارکنان عملیاتی، فنی یا میدانی زیادی دارند.
در زمان ارزیابی نرمافزار بررسی کنید که نسخه موبایل صرفاً برای مشاهده اطلاعات است یا امکان انجام فعالیتهایی مانند ثبت پیشنهاد، پیگیری، دریافت پیامها و مشاهده فراخوانها را نیز فراهم میکند.
سامانه نظام پیشنهادهای کارما دارای اپلیکیشن Android و iOS است و نسخه وباپلیکیشن سامانه نیز در دست توسعه قرار دارد.
12. امنیت اطلاعات باید یکی از معیارهای اصلی باشد.
پیشنهادهای کارکنان ممکن است حاوی اطلاعات مهمی درباره فرآیندهای داخلی، مشکلات سازمان، روشهای عملیاتی، هزینهها یا حتی اطلاعات حساس سازمان باشند.
بنابراین مواردی مانند سطوح دسترسی، ثبت رویدادها، مدیریت کاربران، امنیت ارتباطات و سابقه تغییرات باید در ارزیابی محصول بررسی شوند.
در سازمانهایی که الزامات امنیتی ویژه دارند، بهتر است مدارک و گواهیهای امنیتی محصول نیز بررسی شود.
نرمافزار نظام پیشنهادهای کارما از سال 1399 گواهی امنیت دریافت کرده و این گواهی در دورههای دوساله تمدید شده است. فرآیند تمدید دوره جاری نیز در دست انجام است.
13. هوش مصنوعی در نظام پیشنهادها چه کاربردی دارد؟
صرف استفاده از عبارت «هوش مصنوعی» در معرفی یک نرمافزار، بهتنهایی مزیت محسوب نمیشود. مهم این است که AI بتواند مسئلهای واقعی از فرآیند نظام پیشنهادها را حل کند.
در نظام پیشنهادهای کارما، قابلیتهای هوش مصنوعی در چند بخش اصلی مورد استفاده قرار میگیرند:
شناسایی پیشنهادهای مشابه و تکراری
سامانه میتواند پیشنهادهایی را که از نظر مفهوم و محتوا مشابه هستند شناسایی کند؛ حتی زمانی که پیشنهاددهندگان از واژهها و شیوه بیان متفاوتی استفاده کرده باشند.
این قابلیت میتواند از بررسی مجدد پیشنهادهای بسیار مشابه جلوگیری کرده و به ایجاد بانک منسجمتری از پیشنهادها کمک کند.
کمک هوشمند به پیشنهاددهنده
سامانه میتواند با استفاده از دادهها و پیشنهادهای ارزیابیشده قبلی، به پیشنهاددهنده برای تکمیل، بهبود و تشریح دقیقتر پیشنهاد کمک کند.
هدف این است که پیشنهاد قبل از ورود به مرحله ارزیابی، اطلاعات روشنتر و قابل بررسیتری داشته باشد.
تولید خودکار چکیده پیشنهاد
در سازمانهایی که حجم پیشنهادها بالاست، مطالعه کامل همه پیشنهادها زمان زیادی از دبیرخانه و ارزیابان میگیرد.
تولید خودکار چکیده، خلاصهای کاربردی از پیشنهاد در اختیار ارزیاب قرار میدهد و میتواند مطالعه اولیه و فرآیند بررسی را سریعتر کند.
مشاوره هوشمند به ارزیاب
در زمان ارزیابی، سامانه میتواند با استفاده از سوابق ارزیابیهای قبلی، الگوهای موجود و سیاستهای کلی سازمان، تحلیل و پیشنهادهای کمکی در اختیار ارزیاب قرار دهد.
تصمیم نهایی همچنان توسط افراد مسئول سازمان گرفته میشود، اما هوش مصنوعی میتواند بخشی از اطلاعات موردنیاز برای تصمیمگیری را سریعتر در دسترس قرار دهد.
14. تجربه شرکت ارائهدهنده به اندازه امکانات نرمافزار اهمیت دارد.
نظام پیشنهادها یک فرآیند کاملاً وابسته به ساختار، فرهنگ و آییننامه هر سازمان است.
به همین دلیل انتخاب فروشنده فقط براساس فهرست قابلیتهای نرمافزار کافی نیست.
بررسی کنید شرکت ارائهدهنده:
• چه سابقهای در این حوزه دارد؟
• چند استقرار واقعی انجام داده است؟
• آیا تجربه سازمانهایی با اندازه و ساختار مشابه شما را دارد؟
• تا چه اندازه توان بومیسازی فرآیند را دارد؟
• آموزش و پشتیبانی چگونه انجام میشود؟
• نمونههای واقعی پروژههای قبلی کداماند؟
نرمافزار نظام پیشنهادهای کارما سابقه استقرار و استفاده در حدود 260 سازمان را دارد.
از جمله سازمانهایی که این سامانه در آنها مورد استفاده قرار گرفته یا سابقه استقرار داشته است میتوان به بانک دی، شرکت توزیع نیروی برق مشهد، شرکت توزیع نیروی برق گیلان، شرکت توزیع نیروی برق جنوب کرمان، شرکت برق منطقهای غرب، شرکت برق منطقهای خراسان و شرکت توزیع نیروی برق سمنان اشاره کرد.
تجربه استقرار در سازمانهای مختلف اهمیت دارد، زیرا بسیاری از نیازهای واقعی نظام پیشنهادها فقط در زمان اجرای عملیاتی و مواجهه با فرآیندهای متفاوت سازمانها مشخص میشوند.
چکلیست انتخاب نرمافزار نظام پیشنهادها
قبل از انتخاب نهایی، این موارد را بررسی کنید:
• امکان بومیسازی گردش کار
• مدیریت نقشها و سطوح دسترسی
• ثبت پیشنهاد فردی و گروهی
• مدیریت دبیرخانه
• فرآیند کارشناسی و کمیتهها
• تعریف معیارهای ارزیابی
• محاسبه امتیاز و پاداش
• پیگیری اجرای پیشنهادهای مصوب
• داشبورد و گزارشهای مدیریتی
• مدیریت فراخوانها
• اتصال به منابع انسانی
• API و امکان یکپارچهسازی
• SSO و Active Directory
• اتصال به اتوماسیون اداری
• اتصال به سامانه پیامک
• امکان ارتباط با سیستم مدیریت دانش
• اپلیکیشن موبایل
• قابلیتهای امنیتی
• پشتیبانی از ساختارهای چندشرکتی و هلدینگی
• قابلیتهای کاربردی هوش مصنوعی
• سابقه استقرار واقعی
• توان بومیسازی
• آموزش و پشتیبانی
قبل از خرید نرمافزار نظام پیشنهادها چه سؤالاتی از فروشنده بپرسیم؟
در جلسه بررسی و دمو بهتر است پاسخ روشن این سؤالات را دریافت کنید:
1. گردش کار سامانه تا چه اندازه قابل تغییر است؟
2. اگر آییننامه ما تغییر کند چه میزان تغییر نرمافزاری لازم خواهد بود؟
3. فرمول محاسبه پاداش چگونه بومیسازی میشود؟
4. نرمافزار چگونه به سیستم منابع انسانی متصل میشود؟
5. چه APIهایی در اختیار سازمان قرار میگیرد؟
6. آیا SSO و Active Directory پشتیبانی میشوند؟
7. شرکتهای تابعه یا مناطق چگونه مدیریت میشوند؟
8. پیشنهادهای مشابه و تکراری چگونه شناسایی میشوند؟
9. هوش مصنوعی دقیقاً در کدام بخشهای فرآیند استفاده میشود؟
10. چه امکاناتی در نسخه موبایل وجود دارد؟
11. چه گزارشها و شاخصهای مدیریتی در اختیار مدیران قرار میگیرد؟
12. محصول چه سوابق و گواهیهای امنیتی دارد؟
13. فرآیند استقرار، آموزش و پشتیبانی چگونه انجام میشود؟
14. محصول در چه سازمانهایی با شرایط مشابه سازمان ما مستقر شده است؟
جمعبندی
بهترین نرمافزار نظام پیشنهادها الزاماً نرمافزاری نیست که طولانیترین فهرست امکانات را ارائه کند.
نرمافزار مناسب، سامانهای است که بتواند فرآیند واقعی سازمان را پوشش دهد، مشارکت کارکنان را ساده کند، ارزیابی و تصمیمگیری را شفاف سازد، اجرای پیشنهادهای پذیرفتهشده را پیگیری کند و اطلاعات قابل اتکایی برای مدیریت فراهم آورد.
بنابراین بهتر است پیش از انتخاب محصول، فرآیند داخلی نظام پیشنهادها، آییننامه، ساختار سازمانی، روش محاسبه پاداش، الزامات امنیتی و نیازهای یکپارچهسازی سازمان مشخص شود و سپس محصولات براساس همین معیارها مقایسه شوند.
همچنین در زمان انتخاب یا تغییر نرمافزار، موضوع انتقال و حفظ اطلاعات و سوابق قبلی نیز باید مورد توجه قرار گیرد. سازمانها نباید با تغییر سامانه، سوابق پیشنهادها، ارزیابیها، تصمیمات و نتایج اجرای پیشنهادهای گذشته را از دست بدهند. بنابراین بهتر است از شرکت ارائهدهنده درباره امکان انتقال دادهها از نرمافزارهای قبلی، حفظ سوابق و تجربه عملی آن در مهاجرت اطلاعات اطمینان حاصل شود.
برای سازمانهایی که در حال راهاندازی، بازطراحی یا توسعه نظام پیشنهادها هستند، نرمافزار نظام پیشنهادهای کارما نیز میتواند براساس فرآیند واقعی سازمان بررسی و دمو شود.
بازبینی تخصصی محتوا: تیم محصول و استقرار نظام پیشنهادهای شرکت نرمافزاری جادوی فکر
