سامانه مودیان در حوزه سلامت؛ از پزشک و فیزیوتراپیست تا داروخانه، دامپزشکی و تجهیزات پزشکی

فعالان حوزه سلامت از پزشکان و فیزیوتراپیست‌ها تا داروخانه‌ها، دامپزشکی‌ها و فروشندگان تجهیزات پزشکی، در ثبت و ارسال صورتحساب الکترونیکی نیازهای یکسانی ندارند. تفاوت در نوع خدمت، تعداد کالاها، شناسه‌ها و حجم تراکنش‌ها باعث می‌شود انتخاب راهکار سامانه مودیان برای هر صنف متناسب با فرآیند واقعی همان کسب‌وکار انجام شود.

مقدمه

فعالان حوزه سلامت با یک مسئله مشترک روبه‌رو هستند: ثبت صحیح درآمد و فروش و انجام تکالیف مربوط به صورتحساب الکترونیکی. اما روش اجرای این کار برای پزشک، مرکز فیزیوتراپی، داروخانه، کلینیک دامپزشکی یا فروشنده تجهیزات پزشکی یکسان نیست. پزشک عمدتاً با «خدمت» سروکار دارد؛ داروخانه با تعداد زیادی کالا؛ دامپزشکی ممکن است هم‌زمان خدمت، دارو و واکسن داشته باشد و فروشنده تجهیزات پزشکی معمولاً علاوه بر تنوع بالای کالا، معاملات سازمانی و B2B نیز دارد. به همین دلیل شرکت نرم‌افزاری جادوی فکر، در کنار تجربه توسعه نرم‌افزارهای مالی و سازمانی، راهکار حساب آنلاین را برای ساده‌تر کردن فرآیند ثبت و ارسال صورتحساب الکترونیکی ارائه کرده است.

چرا حوزه سلامت برای سامانه مودیان یک گروه واحد نیست؟

در نگاه اول ممکن است تمام این مشاغل زیر عنوان «حوزه سلامت» قرار بگیرند؛ اما از منظر فرآیند مالی تفاوت‌های زیادی دارند.

اتفاقاً همین تفاوت‌ها باعث می‌شود یک راهکار مناسب، صرفاً «دکمه ارسال فاکتور» نباشد.

پزشکان؛ وقتی یک الزام مالیاتی نباید زمان پزشک را بگیرد

در مطب پزشک یا دندانپزشک، بخش عمده فعالیت ماهیت خدماتی دارد. پزشک طبیعتاً نباید بخش قابل توجهی از وقت خود را صرف عملیات اجرایی ارسال صورتحساب کند.

فرآیند مناسب باید بتواند میان:

• پزشک

• منشی

• مسئول مالی

• حسابدار

تقسیم وظیفه ایجاد کند.

به این ترتیب ثبت صورتحساب به بخشی از فرآیند اداری مطب تبدیل می‌شود، نه یک فعالیت جداگانه و پیچیده. مشاغل پزشکی از جمله گروه‌هایی هستند که در مقررات مرتبط با صورتحساب الکترونیکی به‌طور مشخص مورد اشاره قرار گرفته‌اند.

فیزیوتراپی و مراکز پیراپزشکی؛ مسئله اصلی تکرار خدمات است

یک مرکز فیزیوتراپی ممکن است روزانه بارها خدمات مشابه ارائه کند.

اگر اطلاعات هر بار از ابتدا وارد شود:

• زمان بیشتری مصرف می‌شود،

• احتمال خطای تایپی افزایش پیدا می‌کند،

• و اطلاعات مرکز یکدست باقی نمی‌ماند.

اینجا راهکار مناسب باید امکان تعریف خدمات پرتکرار و استفاده مجدد از اطلاعات را فراهم کند. این نگاه با یک فروشگاه یا داروخانه کاملاً متفاوت است.

داروخانه؛ چالش اصلی حجم اطلاعات است

در یک مطب ممکن است تعداد خدمات محدود باشد، اما داروخانه با تعداد بسیار بیشتری کالا و تراکنش مواجه است.

در نتیجه نیازهای مهم‌تری ایجاد می‌شود:

• مدیریت تعداد زیاد کالا

• شناسه کالا

• انتقال گروهی اطلاعات

• پیگیری صورتحساب‌های متعدد

• مدیریت موارد خطادار

در چنین محیطی، ورود تک‌به‌تک اطلاعات همیشه روش کارآمدی نیست و استفاده از ابزارهایی مانند انتقال اطلاعات از Excel اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

دامپزشکی؛ جایی که خدمت و کالا در یک مراجعه کنار هم قرار می‌گیرند

کلینیک دامپزشکی یک نمونه جالب‌تر است.

ممکن است در یک مراجعه:

• حیوان معاینه شود،

• واکسن دریافت کند،

• دارو تحویل داده شود،

• و کالای دیگری نیز فروخته شود.

بنابراین صورتحساب می‌تواند هم‌زمان شامل چند نوع ردیف باشد. خدمات درمانی و پیشگیری دامی و همچنین دارو و واکسن دامی در ماده 9 قانون مالیات بر ارزش افزوده در زمره موارد معاف قرار گرفته‌اند؛ اما این حکم را نمی‌توان به همه کالاهای جانبی موجود در یک کلینیک تعمیم داد.

فروشندگان تجهیزات پزشکی؛ پیچیدگی از نوع دیگری است

در شرکت یا فروشگاه تجهیزات پزشکی ممکن است علاوه بر صدها یا هزاران قلم کالا، مشتریان سازمانی نیز وجود داشته باشند:

• بیمارستان

• درمانگاه

• آزمایشگاه

• شرکت

• دانشگاه علوم پزشکی

• سایر مراکز درمانی

در چنین معاملاتی، مدیریت اطلاعات خریدار، شناسه کالا، وضعیت مالیاتی قلم و پیگیری صورتحساب اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. ضمن اینکه عبارت «تجهیزات پزشکی» به‌خودی‌خود به این معنا نیست که هر کالایی در این حوزه از ارزش افزوده معاف باشد. قانون به‌طور مشخص دارو و واکسن، لوازم مصرفی درمانی و لوازم توانبخشی را در جزء 15 بند «الف» ماده 9 ذکر کرده است.

وجه مشترک همه این کسب‌وکارها چیست؟

با وجود تفاوت‌ها، چند نیاز مشترک وجود دارد:

• اطلاعات باید یک‌بار و صحیح ثبت شوند 

ثبت چندباره اطلاعات، منبع خطا و اتلاف وقت است.

• شناسه کالا یا خدمت باید قابل کنترل باشد 

خصوصاً در کسب‌وکارهایی با تعداد زیاد کالا.

• ارسال پایان فرآیند نیست 

نتیجه ارسال باید قابل پیگیری باشد.

• خطا باید قابل اصلاح باشد

صورتحساب ممکن است نیاز به اصلاح، ابطال یا برگشت از فروش داشته باشد.

• نرم‌افزار نباید پیچیدگی جدید ایجاد کند

هدف دیجیتالی‌کردن فرآیند، کاهش کار دستی است؛ نه اضافه کردن چند مرحله اداری دیگر.

حساب آنلاین؛ محصولی از تجربه نرم‌افزاری جادوی فکر

حساب آنلاین محصول شرکت نرم‌افزاری جادوی فکر برای مدیریت فرآیند صورتحساب الکترونیکی و ارتباط با سامانه مودیان است.

از قابلیت‌های آن می‌توان به:

• ثبت و ارسال صورتحساب

• مدیریت کالا و خدمات

• مدیریت مشتری

• جست‌وجوی شناسه کالا و خدمت

• ورود گروهی از Excel

• پیگیری وضعیت صورتحساب

• اصلاح و ابطال

• برگشت از فروش

• دسترسی تحت وب

• اپلیکیشن موبایل

• امکانات ویژه حسابداران و کارگزاران

اشاره کرد. اما مهم‌تر از تعداد امکانات، این است که هر صنف بتواند همین قابلیت‌ها را متناسب با فرآیند خودش استفاده کند.

چرا جادوی فکر حساب آنلاین را به‌صورت یک محصول آنلاین ارائه کرده است؟

برای بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، خرید یک سیستم مالی پیچیده صرفاً برای انجام تکلیف صورتحساب الکترونیکی منطقی نیست.

یک راهکار آنلاین می‌تواند مسیر کوتاه‌تری ایجاد کند:

ثبت اطلاعات ← ارسال ← مشاهده نتیجه ← اصلاح در صورت نیاز

در نتیجه کسب‌وکار می‌تواند سیستم اصلی خود را حفظ کند و از حساب آنلاین به‌عنوان ابزار مدیریت صورتحساب الکترونیکی استفاده کند.

از کجا شروع کنیم؟

اگر در یکی از این گروه‌ها فعالیت می‌کنید:

• پزشکی و دندانپزشکی

• پیراپزشکی و توانبخشی

• داروخانه

• دامپزشکی

• تجهیزات پزشکی

بهتر است ابتدا فرآیند واقعی کسب‌وکار خود را مشخص کنید و سپس ابزار متناسب با آن را انتخاب کنید. در حساب آنلاین امکان ارسال 3 صورتحساب رایگان وجود دارد تا کسب‌وکار پیش از تهیه بسته، فرآیند واقعی را آزمایش کند.

جمع‌بندی

دیجیتالی شدن تکالیف مالیاتی حوزه سلامت فقط موضوع «ارسال فاکتور» نیست.

هر صنف مسئله خاص خودش را دارد:

پزشک ← خدمت 

فیزیوتراپی ← خدمات پرتکرار 

داروخانه ← حجم زیاد کالا 

دامپزشکی ← ترکیب کالا و خدمت 

تجهیزات پزشکی ← کالاهای متنوع و فروش سازمانی 

راهکار مناسب باید این تفاوت‌ها را بشناسد. حساب آنلاین، محصول شرکت نرم‌افزاری جادوی فکر، برای ساده‌تر کردن همین بخش از فرآیند مالی کسب‌وکارها طراحی شده است.

حساب آنلاین را با 3 صورتحساب رایگان در فرآیند واقعی کسب‌وکار خود امتحان کنید.

ارسال اولین صورتحساب با حساب آنلاین