نرم افزار اتوماسیون اداری کارما

نرم افزار اتوماسیون اداری کارما

امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری کارما 
 قیمت اعلام شده بر مبنای تا 15 کاربر بیان شده است. 

*اطلاعات پایه:
1- امکان تعریف انواع نامه مانند: وارده، صادره، داخلی، یادداشت یا پیش بینی
2- امکان تعریف انواع طبقه بندی نامه مانند: عمومی، عادی، محرمانه، خیلی محرمانه،...
3- امکان تعریف ارجحیت نامه مانند: عادی، فوری و آنی
4- امکان تعریف شیوه ارسال نامه مانند: دستی، پیک، ارباب رجوع، پستی،...
5- امکان تعریف انواع دبیرخانه های محلی.
6- امکان تعریف انواع بایگانی های محلی.
7- امکان تعریف انواع وضعیت کنونی نامه مانند: اصل، کپی و المثنی.
8- امکان تعریف انواع رونوشت نامه .
9- امکان تعریف دستگاه ها و اشخاص(حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه.
10- امکان تعریف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردی و سمت هر یک.
11- امکان تعریف نام و سمت مسئولان دستگاه ها و اشخاص(حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه در خارج از سازمان.
12- امکان تعریف گروه های طرف مکاتبه و تخصیص کارکنان یا واحدهای سازمانی به گروه ها (جهت تسهیل در امر تبادل مکاتبات)
13- امکان تعریف انواع شرح ارجاع (در مورد علت ارجاع نامه توضیح داده شود).
14- امکان تعریف قالب شماره نامه (وارده، داخلی و صادره) در هر دبیرخانه.
15- امکان تعریف و مدیریت اسناد سازمانی (غیر از نامه) مانند صورتجلسات، روش ها و دستورالعمل های اداری، آئین نامه ها، فرم  ها و ...
16- امکان تعریف آدرس پست الکترونیکی، آدرس پستی و شماره تلفن کاربر(دفتر تلفن)

* عملیات مربوط به نامه های وارده:
1- امکان ثبت مشخصات نامه وارده، شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) فرستنده، تاریخ و ساعت ورود نامه، نوع تحویل و .....
2- امکان ثبت مشخصات فرستنده، گیرنده، توزیع کننده و ثبت کننده نامه (جهت ردیابی فیزیکی نامه).
3- اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار.
4- امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف.
5- امکان ثبت پیوست های نامه
6- امکان ثبت رونوشت های نامه.
7- امکان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش یا شخص.
8- امکان خواندن نامه از طریق فایل (بعنوان مثال فایل های مربوط به شبکه دولت قابل گردش در سیستم اتوماسیون اداری هر سازمان باشد)، و یا از طریق اسکن کردن نامه و یا دریافت از طریق فاکس توسط سیستم.
9- امکان ایجاد ارتباط مابین نامه های دارای پیرو، بازگشتی و عطفی.
10- امکان الصاق انواع ضمائم و پیوست ها شامل متن، عکس به نامه مورد نظر که به صورت پیوست الکترونیکی درج می گردد.
11- امکان الصاق پیوستی به صورت فیزیکی.

* عملیات مربوط به مکاتبات داخلی:
1- امکان ایجاد، پیگیری و کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها.
2- امکان شماره گذاری بین نامه های داخلی مطابق ساختار شماره گذاری سازمان.
3- امکان ثبت نام و سمت فرستنده و گیرنده.
4- امکان تعیین تعداد و انواع پیوست های نامه.
5- امکان تعیین نامه های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف.

* عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری:
1- امکان پشتیبانی روش های مختلف گردش مکاتبات (متمرکز، نیمه متمرکز، غیر متمرکز)
(متمرکز شامل یک دبیرخانه مرکزی و چند دبیرخانه محلی، نیمه متمرکز شامل چند دبیرخانه مرکزی و هر دبیرخانه مرکزی شامل چند دبیرخانه داخلی، غیرمتمرکز شامل چند دبیرخانه مستقل)
2- توزیع نامه های وارده به کارتابل مسئولان و ارجاع نامه های وارده و کارهای مرتبط از طریق کارتابل.
3- امکان اعلام دریافت نامه جدید.
4- امکان تعیین نامه های مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلی و تعیین نوع اقدام و اولویت زمانی انجام کار.
5- امکان ثبت متن هامش.

*عملیات مربوط به نامه های صادره:
1- امکان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) گیرنده نامه، نوع تحویل و .....
2- امکان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره.
3- امکان صدور نامه صادره به دستگاه های اجرایی و اشخاص (حقیقی و حقوقی) با حفظ سابقه.
4- امکان تایپ و ویرایش نامه ها در داخل برنامه.
5- امکان تعریف و ذخیره موضوع و کلید واژه برای نامه به منظور عدم تایپ مجدد.
6- امکان تهیه پیش نویس نامه و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهایی.
7- امکان تبدیل پیش نویس تایید شده به نامه.
8- امکان تشکیل فهرست مخاطبان برای نامه هایی با موضوعات و متون یکسان و ارسال گروهی نامه ها.
9- امکان تائید نامه صادره از طرف مقامات مربوط.
10- امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف.
11- امکان شماره گذاری نامه صادره مطابق ساختار شماره گذاری مورد نظر سازمان.
12- اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به نامه صادره.
13- امکان تعیین تعداد و نوع پیوست های نامه صادره.
14- امکان ارسال تصویر نامه ارسالی به صورت اسکن شده.
15- امکان پیگیری کلیه دستورها و پیام های ارسال شده و پیگیری مستمر اقداماتی که باید تا تاریخ معینی انجام شوند و تاخیر دارند.
16- امکان پیگیری و ردیابی مکاتبات سال های قبل.
17- امکان پیگیری ارجاع نامه ها از طریق جستجو در شماره، تاریخ، موضوع، نام دستگاه یا شخص(حقیقی یا حقوقی) گیرنده و ...

* عملیات مربوط به ارتباطات:
1- امکان طبقه بندی نامه ها بر اساس نوع نامه، نوع طبقه بندی، نوع ارسال، ارجحیت و ... به همراه طبقه بندی درختی موضوعات نامه.
2- امکان پاسخگویی به کارهای ارجاع شده و اعلام خاتمه کار از طریق ارجاع کننده.
3- استفاده و کنترل مرکزی تاریخ در کلیه مراحل گردش مکاتبات(درج تاریخ مشاهده توسط مسئول انجام کار، تعیین تاریخ شروع اقدام، تاریخ انتظار پاسخ، دوره پیگیری و ...
4- امکان استفاده از امضای دیجیتال.
5- اعلام موضعیت کارهایی که عملیات آن خاتمه یافته است.
6- امکان کنترل، پیگیری و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام کنندگان به صورت درخت واره.

* عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده:
1- امکان پیگیری نامه وارده و روند حرکت یک نامه در تمام واحدهای سازمان.
2- پیگیری مراحل مختلف کار از طریق کارتابل، دستیابی به علل تاخیر در انجام کارها، ردیابی وضعیت فعلی آن و نتایج اقدامات انجام شده روی نامه.
3- امکان ارجاع مکاتبات به واحدهای مختلف با توجه به شبکه بودن سیستم.
4- امکان ثبت و ارسال پیغام ها ( از طریق متن، صوت و تصویر) و نمایش پیغام های موجود و دریافت شده.
5- امکان ارسال پیام های اطلاعاتی در سطح گروه ها، واحدها و کاربران.
6- مشخص کردن زمان، موضوع و مکان قرارهای ملاقات با فعال کردن یادآوری توسط سیستم.
7- امکان اتصال کاربران از طریق خطوط تلفن و یا از طریق شبکه جهانی اینترنت.
8- امکان استفاده همزمان چند ایستگاه (کاربر) و تغییر همزمان اطلاعات.

* امکانات جستجو و بررسی:
1- امکان جستجوی نامه ها به صورت پارامتریک براساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی به صورت تک فیلد و یا ترکیب چندین فیلد انتخابی.
2- امکان جستجو و دسترسی سریع به اطلاعات نامه های وارده و صادره و کلیه مکاتبات در گردش، بایگانی شده و کارتابل.
3- امکان جستجوی موضوع و شرح نامه ها اعم از نامه های ارسالی و دریافتی و دستیابی سریع به مشخصات نامه.
4- امکان جستجوی سریع و آسان نام اشخاص در شرح نامه ها.

* عملیات مربوط به گزارش و مشاهدات:
1- امکان گزارش گیری از مکاتبات صادره، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه در سازمان.
2- امکان گزارش گیری از نامه های در دست اقدام و مکاتبات بدون پاسخ.
3- امکان گزارش گیری و مشاهده نامه هایی که تحت عنوانی خاص یا درمحدوده زمانی مشخص ارسال شده اند.
4- امکان تهیه گزارش مربوط به ارجاعات، پیگیری و سوابق نامه ها.
5- امکان گزارش گیری از دفتر اندیکاتور.
6- امکان گزارش گیری از حجم مکاتبات انجام شده در واحدها و همچنین تعداد نامه های ارسالی و دریافتی مربوط به سازمان.
7- امکان مشاهده و گزارش گیری از پیام ها و دستورها و امکان مشاهده کارتابل مکاتبات و پیام های ارسالی و حذف شده.
8- امکان گزارش از نامه های دریافتی از بایگانی که هنوز در مقاطع زمانی مورد نظر به بایگانی بازگشت داده نشده اند.
9- امکان گزارش گیری و مشاهده دفتر تلفن و نشانی های پستی و پست الکترونیک.
10- امکان ایجاد انعطاف پذیری در تصاویر مانند: چرخش، تعیین مقیاس تصویر، بزرگ نمایی، کوچک نمایی و ... .