نرم افزار اتوماسیون اداری کارما

نرم افزار اتوماسیون اداری کارما

اطلاعات پایه
1- امکان تعریف انواع نامه مانند: (وارده، صادره، داخلی، یادداشتی)
2- امکان تعریف انواع طبقه بندی نامه مانند: عمومی، عادی، محرمانه، خیلی محرمانه،...
3- امکان تعریف ارجحیت نامه مانند: عادی، فوری و آنی
4- امکان تعریف شیوه ارسال نامه مانند: دستی، پیک، ارباب رجوع، پستی،.....
5- امکان تعریف انواع دبیرخانه های محلی.
6- امکان تعریف انواع بایگانی های محلی(پوشه های من)
7- امکان تعریف دستگاه ها و اشخاص(حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه.
8- امکان تعریف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردی و سمت هر یک.
9- امکان تعریف نام و سمت مسئولان دستگاه ها و اشخاص(حقیقی و حقوقی) طرف مکاتبه در خارج از سازمان
10- امکان تعریف گروه های طرف مکاتبه و تخصیص کارکنان یا واحدهای سازمانی به گروه ها(جهت تسهیل در امر تبادل مکاتبات)
11- امکان تعریف انواع شرح ارجاع ( در مورد علت ارجاع نامه توضیح داده شود.)
12- امکان تعریف قالب شماره نامه (وارده، داخلی و صادره) در هر دبیرخانه.
13- امکان تعریف آدرس پست الکترونیکی، آدرس پستی و شماره تلفن کاربر(دفتر تلفن).

عملیات مربوط به نامه های وارده
1- امکان ثبت مشخصات نامه وارده، شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) فرستنده، تاریخ و ساعت ورود نامه و .....
2- امکان ثبت مشخصات فرستنده، گیرنده وثبت کننده نامه .
3- اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار
4- امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
5- امکان ثبت پیوست های نامه
6- امکان ثبت رونوشت های نامه.
7- امکان ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش یا شخصی
8- امکان الصاق انواع ضمائم و پیوستها شامل متن، عکس به نامه مورد نظر که به صورت پیوست الکترونیکی درج می گردد.

عملیات مربوط به مکاتبات داخلی:
1- امکان ایجاد، پیگیری و کنترل مکاتبات داخلی بین واحدها
2- امکان شماره گذاری بین نامه های داخلی مطابق ساختار شماره گذاری سازمان
3- امکان ثبت نام و سمت فرستنده و گیرنده
4- امکان تعیین انواع پیوست های نامه.
5- امکان تعیین نامه های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف.

عملیات مربوط به نامه های صادره
1- امکان ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاریخ، موضوع، شرح، اطلاعات دستگاه یا شخص (حقیقی یا حقوقی) گیرنده نامه و .....
2- امکان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره.
3- امکان صدور نامه صادره به دستگاه های اجرایی و اشخاص (حقیقی و حقوقی) با حفظ سابقه.
4- امکان تایپ و ویرایش نامه ها در داخل برنامه.
5- امکان تعریف و ذخیره موضوع و کلید واژه برای نامه به منظور عدم تایپ مجدد.
6- امکان تهیه پیش نویس نامه و تصحیح مکرر آن تا مرحله نهایی.
7- امکان تبدیل پیش نویس تایید شده به نامه.
8- امکان تشکیل فهرست مخاطبان برای نامه هایی با موضوعات و متون یکسان و ارسال گروهی نامه ها.
9- امکان تائید نامه صادره از طرف مقامات مربوط.
10- امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
11- امکان شماره گذاری نامه صادره مطابق ساختار شماره گذاری مورد نظر سازمان.
12- اختصاص شماره اندیکاتور به همراه تاریخ ثبت به نامه صادره.
14- امکان تعیین پیوست های نامه صادره.
15- امکان ارسال تصویر نامه ارسالی به صورت اسکن شده.
16- امکان پیگیری و ردیابی مکاتبات سال های قبل
17- امکان پیگیری ارجاع نامه ها از طریق جستجو در شماره، تاریخ، موضوع، نام دستگاه یا شخص(حقیقی یا حقوقی) گیرنده و ....

عملیات مربوط به ارتباطات
1- امکان طبقه بندی نامه ها بر اساس نوع نامه، نوع طبقه بندی، نوع ارسال، ارجحیت.
2- امکان پاسخگویی به کارهای ارجاع شده و اعلام خاتمه کار از طریق ارجاع کننده.
3- امکان کنترل، پیگیری و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام کنندگان به صورت درخت واره.

عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده
1- امکان پیگیری نامه وارده و روند حرکت یک نامه در تمام واحدهای سازمان.
2- تعیین مهلت اقدام پاسخ برای هر نامه وارده، داخلی، کارها، دستورها و یا پیام های ارجاع شده.
3- امکان ثبت و ارسال پیغام ها ( از طریق متن و تصویر) و نمایش پیغام های موجود و دریافت شده.
4- امکان ارسال پیام های اطلاعاتی در سطح گروه ها، واحدها و کاربران.
5- مشخص کردن زمان، موضوع یادآوری توسط سیستم.
6- امکان مدیریت ورود همزمان کاربران.

امکانات جستجو و گزارشات
1- امکان جستجوی نامه ها به صورت پارامتریک براساس کلیه فیلدهای اطلاعاتی به صورت تک فیلد و یا ترکیب چندین فیلد انتخابی
2- امکان جستجو و دسترسی سریع به اطلاعات نامه های وارده و صادره و کلیه مکاتبات در گردش، بایگانی شده و کارتابل
3- امکان جستجوی موضوع و شرح نامه ها اعم از نامه های ارسالی و دریافتی و دستیابی سریع به مشخصات نامه.
4- امکان گزارش گیری از مکاتبات صادره، وارده و داخلی و گزارش از گردش نامه در سازمان.