شناسایی دانش در سازمان

برای پیاده سازی مدیریت دانش، ابتدا باید انواع دانش را در سازمان خودتان شناسایی کنید سپس بطور الویت بندی در اقلام دانشی شناسایی شده، آن را برای کارکنانتان تبیین و واضح کنید تا بتوانید پتانسیل دانشی سازمان را به ظهور برسانید.

در ادامه به تعریف هفت نوع دانش می پردازیم:

1. دانش صریح

دانش صریح، دانشی است که موضوعاتی را پوشش می‌دهد که به راحتی قابل مستندسازی (به صورت کتبی) و به اشتراک گذاری در مقیاس وسیع هستند: همان چیزی که، ما به عنوان اطلاعات ساختار یافته در نظر می گیریم. هنگامی که دانش صریح به خوبی مدیریت شود، می تواند به یک شرکت کمک کند تا تصمیمات بهتری بگیرد، در زمان صرفه جویی کند و عملکرد خود را بهبود بخشد.

دانش صریح، همه چیزهایی هستند که به طور سنتی در یک پایگاه دانش یا به عنوان بخشی از یک استراتژی مدیریت دانش ثبت شده اند و مستندسازی رسمی است که می تواند برای انجام یک کار، تصمیم گیری یا اطلاع رسانی به مخاطب، مورد استفاده قرار گیرد.

نمونه های دانش صریح

شرکت ها می توانند با حفظ اطلاعات مستند شده خوب در پایگاه دانش خود، دانش صریح را به اشتراک بگذارند. نمونه‌هایی از دانش صریح شامل موارد زیر است:

سوالات متداول، دستورالعمل‌ها، داده‌های خام و گزارش‌های مرتبط، نمودارها، خلاصه نویسی شده ها و اسلایدهای استراتژی.

 

2. دانش ضمنی

دانش ضمنی اساسا مهارت‌ها یا دانش عملی آموخته شده است. این دانش با گرفتن دانش صریح و اعمال آن در یک موقعیت خاص، به دست می آید. اگر دانش صریح، کتابی در مورد مکانیک پرواز و نمودار چیدمان کابین خلبان هواپیما باشد، دانش ضمنی همان چیزی است که هنگام به کار بردن آن اطلاعات برای هدایت هواپیما، اتفاق می افتد.

دانش ضمنی زمانی به دست می آید که بهترین راه انجام کاری را یاد بگیرید. سپس می توانید آن تجربه را با سایر اطلاعات آموخته شده برای حل یک مشکل کاملا جدید، ترکیب کنید.

این نوع دانش به طور سنتی از پایگاه های دانش رسمی حذف شده است، زیرا مستندسازی و ثبت آن به صورت مقیاس پذیر دشوار است اما برای اینکه آن را به یک پایگاه دانش اضافه کنید، به این شکل به آن فکر کنید:

 «چه چیز جدیدی یاد گرفتم، آیا برای دیگران مفید است و چگونه می توانم آن را توضیح دهم؟» در اینجا نمونه ای از دانش ضمنی مستند شده آورده شده است:

نمونه‌های دانش ضمنی

در حالی که مستندسازی دانش ضمنی می تواند دشوارتر باشد، برخی از نمونه های دانش ضمنی می تواند شامل توانایی یک فرد برای اولویت بندی وظایف یا مدیریت چندین پروژه برای رسیدن به ضرب الاجل ها باشد.

3. دانش پنهان

دانش پنهان، اطلاعات ناملموسی است که توضیح آن به صورت مستقیم می تواند دشوار باشد، مانند چیزهایی که اغلب «فهمیده می شوند» بدون اینکه لزوماً گفته شوند، و اغلب شخصی یا فرهنگی هستند. این نوع دانش، غیررسمی است، با تجربه در طول زمان آموخته می شود و معمولاً در مورد یک موقعیت خاص، صدق می کند.

هنگامی که قابل ثبت باشد (اگر مثلاً یک احساس نباشد)، باید به یک پایگاه دانش اضافه شود. انجام این کار، به اشتراک گذاری آسان تخصص به دست آمده در طول زمان با سایر افراد نیازمند آن، کمک می کند.

نمونه‌هایی از دانش پنهان

انتقال دانش پنهان می تواند دشوار باشد و معمولاً قابل ذخیره سازی نیست. نمونه ای از دانش پنهان می تواند توانایی یک فروشنده برای دانستن زمان مناسب برای بیان نکته کلیدی، طی جلسه باشد. ترکیبی از تجربه، خواندن نشانه های اجتماعی افراد جلسه و گفتگوها و سایر عوامل شخصی که باید برای شکل گیری آن بخش منحصر به فرد از دانش، یکجا منجر به نتیجه شوند.

از آنجایی که این دانش با تجربه در طول زمان آموخته می شود، شرکت ها می توانند با به اشتراک گذاشتن تکنیک ها و نکاتی در مورد نحوه برخورد با موقعیت های خاص، به کارمندان در تقویت دانش پنهان آنها کمک کنند. نمونه ای از این می تواند لیستی از عباراتی باشد که سرنخ های فروش باید در هنگام رسیدگی به شکایات مشتری به دنبال آن باشند. سرنخ فروش با آماده بودن برای نتایج احتمالی مکالمه، می تواند بهتر بفهمد که چگونه یک موقعیت را «بخواند» یا اصلاح کند.

 4. دانش صریح تئوری (دانش اعلامی)

دانش صریح تئوری که می توان را به عنوان دانش گزاره ای درک نمود، به اطلاعات و حقایق ایستا و خاصی از یک موضوع خاص اشاره دارد که به راحتی قابل دسترسی و بازیابی هستند. این نوعی از دانش است که فرد از درک خود از موضوع مورد نظر، آگاه است.

این نوع دانش به طور معمول در اسناد یا پایگاه های داده ذخیره می شود و بیشتر بر "چه کسی"، "چه چیزی"، "کجا" و "چه زمانی" پشت اطلاعات متمرکز است و کمتر بر "چگونه" یا "چرا" تمرکز دارد. هنگامی که مستند می شود، پایه ای برای درک موضوع ایجاد می کند و می تواند به شرکت ها در بهبود نحوه به اشتراک گذاری دانش فرایندی و صریح کمک کند.

 

نرم افزار جامع مدیریت دانش کارما

 

نمونه‌های دانش صریح تئوری

برخی از نمونه های دانش صریح تئوری شامل توانایی یک فرد برای دانستن اهداف شرکت برای سال است. فرد همچنین می تواند به دلیل خواندن خبرنامه شرکت که در آن اهداف و معیارها در بین تیم ها به اشتراک گذاشته می شود، درک کند که عملکرد چگونه سنجیده می شود.

5. دانش روش اجرایی

دانش رویه‌ای بر «چگونگی» عملکرد چیزها تمرکز دارد و از طریق توانایی فرد در انجام کاری نشان داده می‌شود. در حالی که دانش صریح تئوری بیشتر بر «چه کسی، چه چیزی، کجا یا چه زمانی» تمرکز دارد، دانش رویه‌ای به صورت شفاهی کمتر بیان می‌شود و از طریق عمل یا با مستندسازی در قالب دستورالعمل‌ها نشان داده می‌شود.

نمونه‌های دانش رویه‌ای

با ریشه گرفتن از کلمه «رویه»، نمونه‌ای از دانش رویه‌ای می‌تواند شامل یک «دستورالعمل عملی استاندارد» یا روش اجرایی در مورد نحوه انجام کارهای خاص یا استفاده از تجهیزات خاص در یک سازمان باشد.

6. دانش پسینی (تجربی)

دانش پسینی (تجربی) نوعی دانش ذهنی است که از تجربیات فردی به دست می‌آید. در حالی که این نوع دانش برای مستندسازی در پایگاه دانش یک شرکت مناسب نیست، اما همچنان نقش مهمی در موفقیت تیم‌ها ایفا می‌کند. این نوع دانش به افراد توانایی شناخت نقاط قوت و ضعف خود را می‌دهد که ناشی از تجربیاتشان است و می‌تواند به شرکت‌ها در متنوع‌سازی مهارت‌های تیم‌هایشان کمک کند.

نمونه‌های دانش پسینی (تجربی)

با توجه به اینکه دانش پسینی از تجربیات فردی به دست می‌آید، برخی از نمونه‌های دانش پسینی می‌توانند شامل توانایی یک فرد برای رهبری تیم‌ها بر اساس نقش‌های قبلی خود در مدیریت یا توانایی کاهش شدت یا حل و فصل موقعیت‌های پر تنش باشند.

7. دانش پیشینی (عقلی)

دانش پیشینی (عقلی)  نقطه مقابل دانش پسینی است و مستقل از تجربه یا شواهد به دست می‌آید. این نوع دانش اغلب از طریق استدلال منطقی یا توانایی فرد در تفکر انتزاعی به اشتراک گذاشته می‌شود. اگرچه دانش پیشینی لزوماً مستند نمی‌شود، اما اغلب در قالب توانایی تیم برای درک و استدلال در مواجهه با موقعیت‌ها نشان داده می‌شود.

نمونه‌های دانش پیشینی (عقلی)

نمونه های دانش پیشینی می تواند شامل توانایی یک فرد در ریاضیات یا استدلال منطقی به دلیل توانایی طبیعی او برای درک و تفسیر اطلاعات بدون نیاز به توضیح بیشتر باشد.